具備能力
秘書人員的專業能力，主要指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。
素質要求
1．塑造較好的文秘形象，照章做事，具有明确的配角意識。
2．文秘要根據上司的期待塑造自我，以此作為角色的追求。
3．在文秘所擔任的實際角色和理想角色問出現角色的差異時，文秘應盡力使自己的角色行為與文秘角色相符，跟人們對文秘的角色期待相協調，縮小或消除差距，達到理想角色的境界。
類别
(1)按照具體工作職責不同分别稱為文書和秘書。文書主要負責文件收發、分文批注、閱讀管理、繕印校對、運轉遞送、立卷歸檔、清繳銷毀等工作；秘書主要負責文件起草、拟辦核稿、綜合材料、會議記錄、政務接洽、信訪接待工作。
(2)按從屬和服務對象，可分為公務秘書和私人秘書兩類。公務秘書指在機關、團體、軍隊、企事業單位擔任秘書工作的幹部。私人秘書指由私人出資聘請又為私人服務的秘書。
(3)按照所擔負的工作性質不同，可分為政治秘書、文字秘書、業務秘書、人事秘書、新聞秘書、機要秘書、通訊秘書、編譯秘書、外事秘書、警衛秘書、行政秘書、生活秘書、經濟秘書、律師秘書、醫學秘書、教育秘書、工藝秘書、旅遊秘書、機要員、打字員、速記員、管理員等。
作用
(1)具有承上啟下的樞紐作用
(2)具有上司的助手作用文秘的助手作用
(3)具有上司的參謀作用
(4)具有公司信息、耳目的作用
(5)具有協調作用
(6)具有上司的門面作用
(7)機要性和潛隐性
