職務說明書:分析工作人員的詳細說明-中文百科頻道

簡介

職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成，這類似蘇聯勞動心理學家編

制出的職業圖譜和心理圖譜，職業圖譜是描述職業的社會經濟的、制造技術的、衛生保健等特征；心理圖譜分析了職業對于人的心理要求。職務說明書的精确與否将直接影響到職務分析的有效性。

職務描述

職務描述是經過職務分析收集資料後産生的。職務描述是說明某一職務的職務性質、責任權利關系、主體資格條件等内容的書面文件。

職務規範

職務規範是任職者任用條件的具體說明，二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。

編寫職務說明書就是編制職務描述和職務規範兩個書面文件。職務規範集中于對任職人員的分析，職務描述側重于反映工作定向分析的結果，職務描述可用于設計業績評價形式，職務評價和建立報酬系統，能确定需要完成工作的教育和訓練，為設計适當的招聘、選擇、訓練和開發計劃提供依據。

内容

組成

職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成，這類似蘇聯勞動心理學家編制出的職業圖譜和心理圖譜，職業圖譜是描述職業的社會經濟的、制造技術的、衛生保健等特征；心理圖譜分析了職業對于人的心理要求。職務說明書的精确與否将直接影響到職務分析的有效性。

職務識别

這部分位于職務說明書的首部，有識别和确定某項職務的作用。主要内容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編号等等。其中職務名稱頭銜是其主要内容。

職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟件技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出一個整體概念以及職務的責任，如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特征和責任；第二它對員工有心理上的作用，如将垃圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關系、處于何種級别水平等，如助理工程師、初級工程師、高級工程師的頭銜可說明職務的不同等級。

功能部分

功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任，說明工作活動本身的特性和進行

工作的環境特性等等。這部分首先是确定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作，或是制造産品或提供服務的行為。責任則是一系列主要任務的集合，職務的責任依據完成任務的花費的時間和重要性依優先次序排列。因此，有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。

此外這部分說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、設備和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀态完成的，如在室内外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病及焦慮完成工作。它是提供員工的工作環境方面的信息。

職務說明

這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。

基本功能

1、制訂招聘計劃，交主管人員審核

2、準備招聘文件和招聘廣告

3、檢查郵寄的申請書和履曆表初步篩選申請人

4、準備與安排面試

5、對申請人進行背景調查等甄别工作

6、在招聘方面與地區經理日常工作關系

7、評估招聘活動

8、執行由人力資源經理安排的有關責任

職務說明

1、大專或本科，人力資源管理，企業行政或工業心理學；或在經驗、教育、和訓練方面與此相同。

2、具備選拔和人事安排的知識

3、書面和口頭的表達能力

4、獨立計劃和組織自己活動的能力

5、人力資源計算機應用的知識

1、職務識别部分（職位名稱、職位編号、所屬部門、職位定員、職位職層、職位職系、職等職級、晉升方向、崗位分析日期、直接上級、直接下級）

2、職位設立目的

3、職責與工作任務

4、權利

5、内外協調關系

6、任職資格（性别、年齡、學曆、專業、培訓經曆、工作經驗、知識技能、個人素質）

7、工作條件（工作環境、工作時間特征、工作所使用工具/設備、所需記錄文檔）

作用

1、便于招聘和選擇員工,提供人力資源規劃、識别内部勞動力、提供公平就業機會和真實工作概覽。

2、便于發展和評價員工,明确工作培訓和技能發展，新進員工角色定位，職業生涯規劃甚至業績考核。

3、明确薪酬政策,崗位工資标準，公平報酬。

4、在工作和組織設計方面,明确了權責和工作關系以及工作流程。

寫作要點

職務說明書的寫作應該使用簡結的、直接的方法語言和結構，充分反映出職務的

特征。

在職務分析寫作過程中、應注意工人做什麼、如何做和為什麼要做三個方面的問題。工人做什麼，是以職務上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的；如何執行勞動活動指的是執行職務任務所采取的方法或程序，有體力活動和腦力活動兩種不同的程序；在考慮到職務的如何時，分析員應涉及下列問題：

1、完成這項職務的所有任務，使用了什麼、工具材料和設備？

2、是否還有其他沒有觀察到的工具、設備、材料？如有，他們如何工作？

3、完成這項職務的所有任務，采用了什麼方法或過程？

4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作？具體在職務分析寫作中應考慮材料的組織，句子内容和結構以及語言的選擇。

職務說明材料的組織，依賴于采用的職務分析方法和職務性質。在多數職務說明材料的場合裡，信息可按有關的主要職務部分來組織，或按職務活動的進行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時，或按各種活動判斷出的重要程度，或按消耗于各種活動上的時間多少來排列叙述性信息。在某些構成的職務分析程序中，如包括一系列任務的任務清單，甚至可以按照這些任務所包含的各項“責任”組織。

用于職務說明中的句子的内容，随着所用方法的改變有着很大的不同。編寫職務的叙述材料時，分析員應該小心地選擇語言，選定的詞應當要達到簡潔的同時，盡量減少用詞含糊。有關單詞使用的确一般原則如下：

1、甯用簡單的而不用牽強的單詞，限制使用不精确的的單詞。

2、甯用具體的而不用抽象的單詞。

3、甯用單純的而不用迂回的單詞。

4、甯用短的而不用長的單詞。

5、有限制地使用形容詞。

6、隻有讀者能了解時才使用有特别重要的技術術語，否則應避免或給以說明。