文秘

專業簡介

培養目标

經過學習、掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學，秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作，有較強的公關能力，具有較強的社會交往能力，口語表達能力，服務能力。

課程設置

公文寫作、文件管理、檔案管理、辦公自動化、企業管理學、傳播學、普通心理學、商務英語、實用英語寫作、公共關系學、人力資源管理、秘書實務等。

就業方向

在各級黨政群機關，企事業單位、鄉鎮企業、文化宣傳部門從事語言文字、文書秘書、文化宣傳管理及公共關系等工作。

常用軟件

Excel、word、PowerPoint、FrontPage、WinZip8.1等常用軟件。

就業方向

在各級黨政群機關，企事業單位、民營企業，文化宣傳部門從事信息宣傳，文秘服務，日常辦公管理及公共關系等工作。

核心職能

1、工作管理：能依工作的輕重緩急排定優先級，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。

2、認真負責：确實達成工作職責及要求，能勇于承擔自己的錯誤或失敗，不歸咎他人并努力改善。

3、主動積極：不需他人指示或要求能自動自發做事，面臨問題立即采取行動加以解決，且為達目标願意主動承擔額外責任。

4、顧客服務：對顧客展現服務熱忱，有效滿足顧客需求、解決顧客問題，進而提高顧客滿意度。

5、誠信正直：為人坦誠，确實遵守組織規定與社會規範，信守承諾且言行一緻。

6、适變能力：對工作内容或環境的改變能夠保持鎮定，嘗試了解改變的原因并以開放态度面對，有效調整行為且維持應有的工作表現。

7、問題解決：能夠掌握問題核心，精确解讀訊息做出結論，尋求适當解決方案 ，衡量利弊得失并采取實際行動以排除障礙。

8、壓力承受：面臨工作壓力能夠使用适當方法加以纾解，并維持應有的工作表現與人際關系。

9、溝通協調：能視談話對象有條理地清楚表達想法，除确保對方專注聆聽及充分了 解，并可正确解讀、響應、厘清他人所傳達的訊息以取得共識。

工作職責

教學秘書工作職責：

1、協助院領導抓好教學常規工作的安排，檢查與總結工作。

2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。

3、協助院領導處理好日常的教學事務工作，并及時進行請示與彙報。

4、負責收集撰寫整理，管理各種教學信息和教學文件。

5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門别類，有條理。

6、作好各種文件的收發，登記與管理工作。

生活秘書工作職責：

1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作，監督辦公費用的使用情況。

2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。

3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑闆等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學秩序作好物質保證。

4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的彙總工作。

5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。

6、協助院長用好院基金的使用管理工作，所有經費的支付與回收工作。

7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、内務整理等。

8、作好院資料室的收發與報刊雜志的征訂工作。

9、完成院安排的臨時性工作。

10、作好院、系、教職工之間的聯系工作。保證及時地上情下達，下情上傳信息暢通。

特性

從屬性

秘書工作不是獨立的，是從屬于領導的，是完全按領導意圖辦事的。

方圓性

一是工作圓滿，有較強的協調綜合能力；二是圓熟能力，工作很熟練。三是圓通能力，不能沒有原則，但也要通融，而又不能圓滑。

輔助性

辦公室是辦事機構，不是決策機構。忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權。

綜合性

概括起來是“三三四四”：

第一個三是三個中心，即信息中心、協調綜合中心和參謀辦事中心；

第二個三是三辦十項工作，即辦文(撰文、文書處理)、辦會、辦事(信息調研、協調、督查、信訪、接待、機要、綜合辦理）；

第一個四是四句話，即貫通上下，協調左右，聯系内外，綜合辦理。所以說辦公室處于樞紐地位；

第二個四是四個結論，即參政、管理事務、搞好服務、提高綜合管理能力。綜合管理能力實際上就是領導能力。

行政文員

行政文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求。那麼，行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢？

他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。

同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。

文員

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發）工作職責：

1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。

4. 做好會議紀要。

5. 負責公司公文，信件，郵件，報刊雜志的分送。

6. 負責傳真件的收發工作。

7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13. 社會保險的投保、申領。

14. 統計每月考勤并交财務做帳，留底。

15. 管理辦公各種财産,合理使用并提高财産的使用效率,提倡節儉。

16. 接受其他臨時工作。

秘書

秘書是掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。

1998年5月，國家勞動部（現人力資源和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業技能标準》一書上将“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理财務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。

目前我國秘書從業人員約達2300萬人。

我國外資企業秘書分三類：

初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主；

中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。

高級秘書（經理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，有應急處理能力，有較強的語文素養和較高的應用寫作能力。