行政專員:公司基本崗位-中文百科頻道

具備素質

1. 工作态度：

必須對企業的背景、企業所在行業及市場的定位、企業行政管理系統及企業文化有所了解。

2. 工作技能：

有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。

3. 業績方面：

領悟上級主管的意圖，工作高效率，有服務意識，工作環節“零缺陷”。

4.其他方面：

跟上公司的主旋律，注意公司的發展趨勢；

尋求晉升空間，行政工作不是你最終想要的，積累了一定的經驗，可以設法讓自己能夠勝任更重要的職位，讓老闆賞識你；

及時充電，你喜歡什麼想學什麼，那就馬上行動，買些書或者去圖書館看些書，這對自己是有百益而無一害；

學曆并不代表能力，要适當地改造自己。一開始的形象有好有壞，你可以多問下别人的看法，試着改變自己；

有責任心，了解公司的企業文化，有創新意識。責任心固然重要，但工作的效率也很重要，所以時刻準備挑戰工作出現的難題，想問題要全面；

制定工作和學習計劃，規劃自己的人生；

了解各部門的特點和習慣，針對性地做好材料的準備和溝通工作，可以加速公司決策的進度。行政專員對員工要盡量關心和幫助，同樣老闆其實也是普通人，人總會有不适，人總會有脾氣，我們應該給予諒解。

能力要求

管理工作

1.制度建立與完善：根據公司發展的實際情況，制定出合乎企業現狀的規章制度，知會各部門及人員，收集合理化建議，并在企業發展中及時調整和完善，使制度更加規範和合理，提高制度的可執行性和有效性，切實可行地提高員工工作主動性和規範性。2.部門溝通與人員協調：了解近期的工作重點、業務要點及管理方面的思想。準确理解公司領導意圖、做好上情下達的工作。以主動謙虛的态度與其他部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業務的進展情況，并将信息及時整理反饋給公司領導，有效地協助上級推進工作。在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協作，協調與各部門之間的關系，建立服務意識。3.績效考核：全面了解，評估員工工作績效，發現優秀人才，提高公司工作效率，考核範圍為公司全體員工。考核原則是通過考核全面評價員工的各項工作表現，使員工了解自己的工作表現與取得報酬、待遇的關系，獲得努力向上、改善工作的動力。使員工有機會參與公司管理程序，發表自己的意見。考核目的、考核對象、考核時間、考核指标體系、考核形式應相匹配。以崗位職責為主要依據，堅持上下結合，左右結合，定性與定量考核相結合。考核可采取上級評議、同級同事評議、自我鑒定、下級評議、外部客戶評議等。

事務處理

1.接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語，語言應親切簡練、禮貌、和氣，公話嚴禁私用，一律不得撥打信息台；對來訪者要使用文明用語，熱情接待，要認真傾聽來訪者的叙述。如未能及時有效地解決，應做好相應的記錄并跟進落實。

2.文件制發及檔案管理：文件制發後應将文件内容傳達到應周知的相關部門和人員，并督導落實。文件制發後，應先分類整理再按要求進行歸檔，公司内部綜合類檔案原則上以半年為周期進行建檔。公司檔案管理的基本原則是：統一領導，分級管理；維護檔案的完整與安全；便于公司和社會對檔案的有效利用。

3.例會組織與紀要：按要求安排好人員的座次及發言順序，發言要短小精悍，有效地利用時間，讨論實質性的問題。與會人員均應将手機設置為會議狀态。

4.車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗。公務用車，公司領導人員在市内參加各種業務活動，派車接送；到外地出差，送到火車站或機場。公司其他員工遇有緊急、重要公務或因路遠等必需用車的情況時可酌情批準派車。公司組織集體活動，酌情安排用車。

5.日常制度監管：在現有的管理模式中，加大行政督導的執行力度，有效地實施行政制度及監管，及時調整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。

外部溝通

1.政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，我們應以熱忱态度與政府部門建立起真誠信任的關系，端正自己的位置，靈活處理。

2.合作夥伴溝通：要注意多方了解與業務相關的事務，以做到準确理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達，但在處理事務時注意以公司利益為重。

3.注重禮尚往來：節日禮品、賀卡等，在重要的節日（如聖誕節、新年、春節、或重要合作夥伴[客戶]的公司紀念日等），應在征求總經理意見之後，以禮品或賀信及時緻意，維護與合作夥伴的友好關系。在業務合作中，适時提醒經理并根據經理要求為其安排與合作夥伴的定期溝通活動或輕松的就餐，與合作夥伴建立經常性的溝通。以促進彼此的了解與進一步的合作。

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁複雜。企業行政人員每天都面臨着大量的、瑣碎的、不起眼的事務，但是行政工作在企業中的作用是不可小視的，所以也要求從事這個崗位工作的人員要具備一定的職業素養。