理論
在流程的設計和實施過程中，要對流程進行不斷的改進，以期取得最佳的效果。對現有工作流程的梳理、完善和改進的過程，即稱為流程的優化。流程優化不僅僅指做正确的事，還包括如何正确地做這些事。
為了解決企業面對新的環境、在傳統以職能為中心的管理模式下産生的問題，必須對業務流程進行重整。新時代背景下,檔案館業務發展為符合時代要求必須進行轉型變革,尤其在業務流程上需進行持續優化和創新。
目的
提高組織運作效率，降低整體運營成本；
打破部門間壁壘，增強橫向協作；
管理層能夠有效的監督和控制企業的整體運作；
确保公司策略得以有效地執行，從而支撐戰略的實現。
主要内容
《組織管理與業務流程診斷報告》
《組織結構設計方案》
《部門職能》
《業務流程設計方案》
《流程管理保障制度》
特色
立足于企業戰略目标；
基于公司現存的流程困惑；
立足于企業自身的能力設計；
體系的自我完善與改進。
分析
由于企業規模的擴大，組織的機構會逐漸龐大，分工會越來越細，企業官僚化程度也在随着增加，這個時候面臨的最大問題是低效，也就是效率的低下，通常這類企業會表現出以下特點：
組織機構完整，甚至大而全，也有書面的職責說明、制度流程，但是會出現部門間合作不暢，跨部門流程工作效率低下，決策時間長，制度流程雖然有但是沒有達到精細化的程度，流程執行不到位等等問題。有相當一部分企業還通過了ISO9001認證或有完整的制度流程體系。
具備這個特點的企業一般是一些迅速膨脹後頗具規模的民營企業和一些國有企業。其業務模式相對穩定，而且通常企業發展比較快。
在這個階段的企業需要解決的問題如何提高企業的效率和反應速度。通常采用的方法是先對現有流程的績效進行評估，識别缺失的關鍵環節和需要改善的環節，針對流程各環節從可以以下四個角度進行分析：
活動：是否過于複雜，存在精簡的可能性。
活動實現形式：是否能用更有效率的工具來實現活動。
活動的邏輯關系：各環節的先後關系可否作調整以達到改進目标。
活動的承擔者：是否可以通過改變活動的承擔者來使流程更有效率。
然後通過對現有流程的簡化、整合、增加、調整等方式來提升流程效率，還可以通過明确流程所有者（process owner）的形式來監督流程的整體表現，從而避免部門間推委的問題。
一般在進行流程優化的時候關注的是相對低層次的流程的效率和成本等，可以采用一些方法和工具對現有的流程進行改良，同時強調流程的有效執行，一般不會涉及到大的組織變革和流程變革，這個時候解決一個從有到更好的問題。
過程
首先是現狀調研。業務流程優化小組的主要工作是，深入了解企業的盈利模式和管理體系、企業戰略目标、國内外先進企業的成功經驗、企業現存問題以及信息技術應用現狀。兩者間的差距就是業務流程優化的對象，這也就是企業現實的管理再造需求。以上内容形成調研報告。
其次是管理診斷。業務流程優化小組與企業各級員工對調研報告内容協商并修正，針對管理再造需求深入分析和研究，并提出對各問題的解決方案。以上内容形成診斷報告。
最後是業務流程優化。業務流程優化小組與企業對診斷報告内容協商并修正，并将各解決方案細化。
具體的業務流程優化的思路是：總結企業的功能體系；對每個功能進行描述，即形成業務流程現狀圖；指出各業務流程現狀中存在的問題或結合信息技術應用可以改變的内容；結合各個問題的解決方案即信息技術應用，提出業務流程優化思路；将業務流程優化思路具體化，形成優化後的業務流程圖。
積極影響
1、增強業務流程的可靠性；
2、增加報告次數(如即席報告和動态預測)；
3、降低成本；
4、提高顧客(如報告或預算的使用者)滿意度；
5、提高員工士氣；
6、減少官僚作風；
7、提高報告的質量；
8、更好的财務控制。
