作用
1．能快速找到自己收藏的文檔來解決問題，速度要能快到“不打斷思路”。
2．知識型工作者唯一的資本就是“知識”，系統化的管理“個人知識”，達到提高個人競争力的目的。
3．收集和消化工作、生活等所需的知識，能清晰的反映自己的知識結構，根據情況進行結構調整或内容更新。
習慣
1．養成的意義：個人知識管理更重要的是習慣的養成，而不是工具的使用，工具最好是體現了優秀人才的良好習慣的固化。
2.難度：短期可能看不到效果，有時不知如何歸類，重要簡單枯燥的操作而認為無意義等等要克服的心理和意志。
3、做法：認識到，要養成PKM的習慣開始是有一定适應過程，因為要制作知識分類體系，并按一定規則存放和歸類；有時會不知如何分類而煩惱，一時看不到效果而放棄。所以，這個過程要不斷的告訴自己，堅持一段時間就能收效，持續按自己制定的規則進行資料收集、加工、處理、消化等，并不斷PDCA，就能實現“知識的5S”：标識、定位等，從而令自己的知識結構一目了然，很容易找到需要用的。
文件管理
應該說，文件管理就是一種個人知識管理，用Window資源管理器完全可以将PKM做得很好，但使用專業的PKM軟件能省時省心，更容易養成良好的個人知識管理習慣等。
從另一個角度說，個人可随時調閱的未内化的知識的主要載體是文件，而企業則更多的是結構化的數據；書也是載體，但對個人而言其“管理的意義”不大，對圖書館量大的情況下才是必要的；即個人主要的知識來源是Office文檔、網頁和PDF文檔等。
