概念
會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項時使用的一種法定公文，是下行文。
會議紀要與會議記錄不同，會議記錄隻是一種客觀的紀實材料，記錄每個人的發言，而會議紀要則集中、綜合地反映會議的主要議定事項，起具體指導和規範的作用。
種類
（1）辦公會議紀要。主要用于記載和傳達領導的辦公會議決定和決議事項。如其中涉及有關部門的工作，可将會議紀要發給他們，并要求其執行。
（2）工作會議紀要。用以傳達重要的工作會議的主要精神和議定事項，有較強的政策性和指示性。
（3）協調會議紀要。用于記載協調性會議所取得的共識以及議定事項，對與會各方有一定的約束力。
（4）研讨會議紀要。主要記載研究讨論性或總結交流性會議的情況。這類會議紀要的寫作要求全面客觀，除反映主流意見外，如有不同意見，也應整理進去。
特點
（1）内容的紀實性。會議紀要如實地反映會議内容，它不能離開會議實際搞再創作，否則，就會失去其内容的客觀真實性。
（2）表達的提要性。會議紀要是根據會議情況綜合而成的，因此，撰寫會議紀要時應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括，重點應放在介紹會議成果，而不是叙述會議的過程。
（3）稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，使用“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議号召”等慣用語。
基本寫法
根據會議性質、規模、議題等不同，大緻可以有以下幾種寫法：
（1）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，讨論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括叙述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且讨論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
（2）分項叙述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項叙述的辦法，即把會議的主要内容分成幾個大的問題，然後另上标号或小标題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，内容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目标、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
（3）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出内容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同内容，分别加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。
結構形式
标題
有兩種格式：一是，會議名稱加紀要，也就是在“紀要”兩個字前寫上會議名稱。如《全國财貿工會工作會議紀要》《吉林省工商行政管理局長會議紀要》。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點做為會議名稱。如《京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會紀要》《鄭州會議紀要》。二是，把會議的主要内容在标題裡揭示出來，類似文件标題式的。如《關于加強紀檢工作座談會紀要》《關于落實省委領導同志批示保護省級文物七級浮屠塔問題的會議紀要》。
開頭
簡要介紹會議概況，其中包括：
(1)會議召開的形勢和背景；
(2)會議的指導思想和目的要求；
(3)會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者；
(4)會議的主要議題或解決什麼問題；
(5)對會議的評價。
文号格式
文号寫在标題的正下方，由年份、序号組成，用阿拉伯數字全稱标出，并用“〔〕”括入，如：〔2004〕67号。辦公會議紀要對文号一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，寫在标題的正下方。
制文時間
會議紀要的時間可以寫在标題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明“年、月、日”，如“2019年10月11日”，不再使用二〇一九等字樣。
正文
它是紀要的主體部分，是對會議的主要内容、主要精神、主要原則以及基本結論和今後任務等進行具體的綜合和闡述。
怎樣才能寫好正文部分？也就是說，要掌握點什麼要領與方法，是否可以這樣：
(1)要從會議的客觀實際出發，從會議的具體内容出發，抓中心，抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作；所謂要點，就是會議主要内容。要對此進行條理化的紀要。
(2)會議紀要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一緻意見的問題，則需要分别論述并寫明分歧之所在。
(3)要掌握并運用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對會議進行概括與總結。它是貫穿在紀要始終的一條紅線。
(4)為了叙述方便，眉目清楚，常用“會議認為”、“會議指出”、“會議強調”、“與會人員一緻表示”等詞語，做為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強調的作用。
(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由叙述，但屬于引用性文字，必須忠實于發言原意，不能篡改，也不可強加于人。
(6)小型會議，側重于綜合會議發言和讨論情況，并要列出決議的事項。大型會議内容較多，正文可以分幾部分來寫。常見的有三種：一是概括叙述式；二是分列标題式；三是發言記錄式。
結尾
一般寫法是提出号召和希望。但要根據會議的内容和紀要的要求，有的是以會議名義向本地區或本系統發出号召，要求廣大幹部認真貫徹執行會議精神，奪取新的勝利；有的是突出強調貫徹落實會議精神的關鍵問題，指出核心問題；有的是對會議做出簡要評價，結合提出希望要求。
格式内容
1、标題。由"會議名稱+會議紀要"構成，一般是關于XXXX等事項的會議紀要。
2、導言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點，參加人，讨論的問題，例如2019年10月10日，在公司一樓會議召開了XXXX會議，會議研究讨論了XXX等事項，公司領導XXX,XXX,XXX以及XXX員工參加會議，會議由XXX主持，現将議定事項紀要如下。
3、會議的成果及議定的事項。應逐項列出，一、關于審議XXXX事項，正文格式也比較固定，一般為會議聽取了XXX同志的關于XXX的彙報，經與會人員讨論，會議認為XXX，會議決定XXX，會議強調XXX,會議要求XXX的基本格式。
4、希望。
注意問題
1.要突出中心。
2.注意吸收正确意見。
3.要條理化、理論化。
4.要忠于會議的實際内容。
5.要認真做好會議記錄，詳盡地占有材料；并且要認真研究會議的精神，以便對材料正确取舍，合理删減。
6.會議紀要是與會者共同意志的體現，落款應是全體與會單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會者帶回去執行就行了。
範例參考
關于協調解決沙面大街56号首層房屋使用權問題的會議紀要
第XX号
xx年2月2日上午，市政府辦公廳xxx主任主持召開會議，協調解決沙面大街56号首層房屋使用權問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國土房管局、二商局、市外輪供應公司等有關部門的負責同志。
會議認為，沙面大街56号首層房屋使用權的問題，是在過去計劃經濟和行政決定下形成的曆史遺留問題。早幾年曾多次協調，雖有進展，但未有結果。最近，按照省、市領導同志"向前看"、"了卻這筆曆史舊賬"的批示精神，在辦公廳的協調下，雙方本着尊重曆史，面對現實，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。
經過協商、讨論，雙方達成了一緻的認識。會議決定如下事項：
一、市外輪供應公司應将沙面大街56号房屋的使用權交給勝利賓館。
二、考慮到市外輪供應公司在56号經營了30多年，已投入了不少資金，退出後，辦公地方暫時難以解決，決定給予其商品損耗費、固定資産投資和搬遷費等一次性補償費用共95萬元。其中省政府辦公廳和廣東勝利賓館負責80萬元；考慮到省政府領導曾多次過問此事和省、市關系，另15萬元由廣州市政府支持補助。
三、省政府辦公廳和勝利賓館的補償款于1994年2月7日前劃撥給市外輪供應公司。市政府的補助款于3月5日左右劃撥，市外輪供應公司應于2月15日開始搬遷，2月20日前搬遷完畢并移交鑰匙。
四、市外輪供應公司原搭建的樓閣按房管部門規定不能拆遷。空調器和電話等2月20日前搬遷不了的，由勝利賓館協助做好善後工作。
會議強調，雙方在房屋使用權移交中要各自做好本單位幹部群衆的工作，團結協作，增進友誼，保證移交工作順利進行。
XX市政府辦公廳
XX年X月X日
