方案内容
1.明确主要或基本交易條件可接受範圍,以及保證标準和理想标準;
2.規定談判期限;
3.明确談判人員的分工及其職責;
4.規定聯絡通訊方式及彙報制度。
内容要求
由于商務談判的規模、重要程度不同,商務談判内容有所差别。内容可多可少,要視具體情況而定。盡管内容不同,但其要求都是一樣的。一個好的談判方案要求做到以下幾點。
簡明扼要
所謂簡明就是要盡量使談判人員很容易記住其主要内容與基本原則,使他們能根據方案的要求與對方周旋。
明确、具體
談判方案要求簡明、扼要,也必須與談判的具體内容相結合,以談判具體内容為基礎,否則,會使談判方案顯得空洞和含糊。因此,談判方案的制定也要求明确、具體。
富有彈性
談判過程中各種情況都有可能發生突然變化,要使談判人員在複雜多變的形勢中取得比較理想的結果,就必須使談判方案具有一定的彈性。談判人員在不違背根本原則情況下,根據情況的變化,在權限允許的範圍内靈活處理有關問題,取得較為有利的談判結果。談判方案的彈性表現在:談判目标有幾個可供選擇的目标;策略方案根據實際情況可供選擇某一種方案;指标有上下浮動的餘地;還要把可能發生的情況考慮在計劃中,如果情況變動較大,原計劃不适合,可以實施第二套被選方案。
制定策略
制定商務談判的策略,就是要選擇能夠達到和實現己方談判目标的基本途徑和方法。談判不是一場讨價還價的簡單的過程。實際上是雙方在實力、能力、技巧等方面的較量。因此,制定商務談判策略前應考慮如下影響因素:
對方的談判實力和主談人的性格特點;對方和我方的優勢所在;
交易本身的重要性;談判時間的長短;是否有建立持久、友好關系的必要性。
通過對談判雙方實力及其以上影響因素的細緻而認真的研究分析,談判者可以确定包方的談判地位,即處于優勢、劣勢或者均勢,由此确定談判的策略。如報價策略、還價策略、讓步與迫使對方讓步的策略、打破僵局的策略等。
安排議程
談判議程的安排對談判雙方非常重要,議程本身就是一種談判策略,必須高度重視這項工作。談判議程一般要說明談判時間的安排和談判議題的确定。談判議程可由一方準備,也可由雙方協商确定。議程包括通則議程和細則議程,通則議程由談判雙方共同使用,細則議程供己方使用。
時間安排
時間的安排即确定在什麼時間舉行談判、多長時間、各個階段時間如何分配、議題出現的時間順序等。談判時間的安排是議程中的重要環節。如果時間安排得很倉促,準備不充分,匆忙上陣,心浮氣躁,就很難沉着冷靜地在談判中實施各種策略;如果時間安排得很拖延,不僅會耗費大量的時間和精力,而且随着時間的推延,各種環境因素都會發生變化,還可能會錯過一些重要的機遇。
确定談判議題
所謂談判議題就是談判雙方提出和讨論的各種問題。确定談判議題首先須明确己方要提出哪些問題,要讨論哪些問題。要把所有問題全盤進行比較和分析:哪些問題是主要議題,要列入重點讨論範圍。
哪些問題是非重點問題;哪些問題可以忽略。這些問題之間是什麼關系,在邏輯上有什麼聯系;還要預測對方會提出什麼問題,哪些問題是己方必須認真對待、全力以赴去解決的;哪些問題可以根據情況做出讓步;哪些問題可以不予讨論。
拟定通則議程和細則議程
①通則議程。通則議程是談判雙方共同遵守使用的日程安排,一般要經過雙方協商同意後方能正式生效。在通則議程中,通常應确定以下内容:談判總體時間及分段時問安排;
雙方談判讨論的中心議題,問題讨論的順序;談判中各種人員的安排;
談判地點及招待事宜。
②細則議程。細則議程是己方參加談判的策略的具體安排,隻供己方人員使用,具有保密性。其内容一般包括以下幾個方面:
談判中統一口徑,如發言的觀點、文件資料的說明等;對談判過程中可能出現的各種情況的對策安排;
己方發言的策略,何時提出問題?提什麼問題?向何人提問?誰來提出問題?誰來補充?誰來回答對方問題?誰來反駁對方提問?什麼情況下要求暫時停止談判等;談判人員更換的預先安排;
己方談判時間的策略安排、談判時間期限。
己方拟定談判議程時應注意的幾個問題
①談判的議程安排要依據己方的具體情況,在程序安排上能揚長避短,也就是在談判的程序安排上,保證己方的優勢能得到充分的發揮。
②議程的安排和布局要為自己出其不意地運用談判策略埋下契機。對一個談判老手來說,是決不會放過利用拟定談判議程的機會來運籌謀略的。
③談判議程内容要能夠體現己方談判的總體方案,統籌兼顧,引導或控制談判的速度,以及己方讓步的限度和步驟等。
④在議程的安排上,不要過分傷害對方的自尊和利益,以免導緻談判的過早破裂。
⑤不要将己方的談判目标、特别是最終談判目标通過議程和盤托出,使己方處于不利地位。
當然,議程由自己安排也有短處。己方準備的議程往往透露了自己的某些意圖,對方可分析猜出,在談判前拟定對策,使己方處于不利地位。同時,對方如果不在談判前對議程提出異議而掩蓋其真實意圖,或者在談判中提出修改某些議程,容易導緻己方被動甚至談判破裂。