特點
優勢
1、信息的非人工識讀性；
2、信息存儲的高密度性；
3、信息與載體之間的可分離性；
4、多種信息媒體的繼承性；
5、系統依賴性。
分類
1、文本文件；
2、命令文件；
3、圖像文件；
4、數據文件。
要點
1、應該構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平台，以支撐各類業務所涉及的，實體和虛拟的檔案信息化管理，從而實現“實體檔案的信息化管理電子信息和的檔案化管理”。
2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數據文件），檔案化的電子信息（版式數據文件），結構化的數據庫（從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件）等。
3、具有保存價值的曆史記錄和作為法律依據的電子信息（表證單書），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的曆史紀錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有曆史再現性。
4、将作為檔案管理的電子信息必須要經過一個歸檔過程處理後才能稱之為電子檔案，否則，隻能稱其為文件，這個過程主要是将每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個标準的元數據（電子封面）。
5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯管理。
相關信息
檔案管理信息化平台的目标是：實現紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。
紙質檔案的信息化管理是：以電子影像技術為支撐，将紙質檔案轉化為電子信息進行管理。
電子信息的檔案化管理是：把應用系統的電子信息進行憑證化處理後，形成電子檔案，将電子信息從應用系統中獨立出來，形成用應用無關的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。
為電子檔案管理搭建一個公共支撐環境，為各類檔案提供統一的采集、管理、查詢、加載及展現的平台，主要實現以下功能：
統一電子檔案入口。
能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數據文件等技術為支撐，實現對不同介質、不同類别的檔案進行标準化封裝處理，轉化為統一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統一的格式進行存儲，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。
對采集的電子資料“件”進行統一管理。
根據檔案管理的相關規定，采用流程化方式對電子資料實施統一、規範的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢複等複蓋案卷整個生命周期的各環節管理。
并能夠實現對流程各個環節的流轉痕迹進行記錄查詢等操作。
系統應提供對檔案流程的管理。
使用産品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。用戶可自行定制工作流環節、路徑，滿足流程變化時，操作人員能夠自行通過平台新增或修改流程，并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色。同時滿足各類業務檔案管理流程不同的需要。
先期以搭建統一的電子檔案管理平台為主，并在其上加載較規範的檔案管理業務（如公文檔案），實現所有的操作人員能夠在同一個平台上，對不同類别的檔案進行管理。
該平台應支持新類别檔案的業務加載，使業務人員能夠僅使用平台提供的工具，就可以實現其它業務電子檔案（如人事檔案、财務檔案等）的添加及修改。
實現電子檔案的可靠性、安全性管理。
一方面應用支撐環境能夠通過數字證書、電子印章等先進技術保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值。另一方面要有安全機制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。
要實現對電子檔案安全級别的劃分和标志，并根據不同的級别和權限進行訪問控制。
實現權限的靈活、方便管理。
系統能夠采用CA和數據加密技術實現用戶對數據訪問的身份控制。權限體系能夠适應稅務系統不同的組織機構設置、适應不同的管理模式。能夠實現權限的分級管理、共享使用、分組共享、分别配置和臨時發放等。
産品
紫光軟件系統有限公司是紫光股份有限公司的控股子公司，紫光電子文件與檔案事業部是紫光軟件下屬事業部。
紫光綜合檔案管理系統
紫光綜合檔案管理平台面向政府機關及企事業單位，在設計上考慮了信息資源管理的發展趨勢,系統支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫檢索查詢等功能，并實現了與在線OCR、全文檢索、雙層PDF/CEB技術、數據交換、圖形圖像處理、流文件浏覽等新技術的集成。
系統特點
功能模塊布局合理、操作簡單方便
優化文件管理和檔案管理，做到兩者無縫連接
實現檔案收集管理過程的自動化
支持多全宗管理模式
系統安全可靠
大量技術的應用集成
支持多種電子文件的浏覽和顯示
紫光企業檔案管理系統
紫光企業檔案管理平台面向政府機關、大型企業、科研院所和工程設計單位，系統具有強大的網絡功能和系統擴展能力，擁有檔案信息管理平台技術、用戶界面生成器、批量挂接技術、多文件浏覽器技術、數據加密技術、通用數據轉換技術、通用報表生成器、先進的在線OCR漢字識别等獨有技術。
系統特點：
檔案的平台化管理體系架構
強大的網絡應用功能
支持多種電子文件的浏覽和顯示
标準化程度高
管理
《電子檔案管理系統基本功能規定》要求電子檔案管理系統應具備開放性，可實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換。系統運行應安全可靠，保存電子檔案管理關鍵業務過程記錄，根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全，防止非授權訪問。
