系統概述
采購管理系統可幫助采購人員完成采購物料從采購計劃的制訂、采購申請、采購詢價、采購訂單、訂單跟蹤等采購業務的全部過程，每一業務都能有效控制。采購人員在向供應商發出采購令前不必像以前那樣，繁瑣地填寫大量的各種表格，隻需審查系統所産生的每一期間内的采購計劃即可。如遇生産計劃變更，采購計劃相應變化。采購人員因有了及時準确的計劃信息，他們可從煩瑣的事務作業中解脫出來，用更多的時間和精力來進行價值分析，選項擇貨源和開發更多的合格供應商。有效地監控采購計劃的實施及采購成本的變動情況，幫助采購人員選擇最佳的供應，确保采購工作高質量、高效率、低成本地執行，使企業處于最佳的供貨關态。
采購管理系統一般支持多币種采購，與生産、庫存、應付賬及質量管理等子系統均有靈活的接口.采購作業計劃即可由生産管理系統直接下達，也可以從中長期采購計劃生成或從臨時需求中生成。采購作業計劃經審批後生成采購訂單，采購訂單審批後執行采購。采購管理子系統與庫存、生産、質量及應付賬子系統同時使用，效益将更明顯。
采購管理子系統：
1、實現對公開招标、邀請招标、競争性談判、詢價采購、單一來源、網上競價等項目的流程化管理。
2、項目任務、狀态、人力資源等信息動态提示，項目##管理，項目進度可視化展示，提供工作日曆功能。
3、采購過程管理流程可定制，流程環節、參與角色可配置，支持流程啟動後的定制再調整。
4、實現了與招投标子系統無縫連接，支持立項委托書中采購明細直接導入招标文件，實現了招投标過程文件、結果文件的流程化批核。
5、實現了與門戶網站的數據共享，公告經審批通過後可自動發布到外網網站。
6、支持一個項目多份采購文件。
7、支持項目的拆分與合并，一個項目在不同流程環節，可以根據審批情況進行拆分與合并。
尋源供應商管理子系統：
1、支持供應商、招标代理機構網上自助注冊、審核入庫的流程化操作。
2、對供應商的資質、業績、經營範圍等進行管理。
3、實現了供應商信息分類授權體系，敏感信息和資質變更流程化處理。
4、支持供應商會員的分級管理，并實現對商談階段和合同執行後的評價管理。
5、實現CA證書頒發的流程化操作。
6、支持批注方式對各種采購文件進行會簽。
産生背景
20世紀90年代以來，經濟全球化的趨勢日益增加，信息技術的發展極為迅速，市場環境發生了根本性的變化。中國中小企業數量衆多，改善管理、提高中小企業的經濟效益對于中國國民經濟的發展具有重要意義。采購管理系統體現了當今先進的企業管理思想，對提高企業的管理水平有着重要的意義。采購管理系統能夠保證計劃的準确性和采購的合理性，提升企業的競争力。
傳統采購的重點放在與供應商進行商業交易的活動，特點是比較重視交易過程的供應商的價格比較，通過供應商多家競争，從中選擇價格最低的作為合作者。ERP模式下的采購及其特點是需求拉動模式，從采購管理向外部資源管理轉變，從一般買賣關系向戰略夥伴關系轉變。ERP模式下的準時采購和傳統采購方式有很多不同之處，主要有以下幾個方面：
1、采用較少的供應商，長期合作，甚至單源供應。
2、對供應商的選擇标準是質量、交貨期、價格。
3、準時采購的核心就是交貨準時。
4、供應與需求雙方信息高度共享。
5、采購批量是小批量、送貨頻次高。
系統特點
1、提供供應商報價管理
2.、可由物品中長期采購計劃直接生成請購單
3、MRP 計劃任務直接生成請購單
4、支持庫存訂貨點采購申請處理
5、可限制訂貨的供應商
6、通過請購單合并或拆分，自動生成采購訂單
7、請購合并過程中，自動按訂貨批量政策生成采購條目
8、支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多種訂購政策
9、可将多張請購單合并生成一張采購訂單的一行，或一張采購訂單的多個訂單行
10、可将一筆請購拆分成多個采購訂單
11、合并生成訂單過程中，能自動索取供應商報價
12、一張采購單允許有多個交貨日期及交貨地點
13、支持無訂單到貨的接收處理
14、與庫存子系統相連，到貨入庫，自動按庫存單位轉換，更新庫存數量，同時生成入庫單
15、采購收貨支持庫存批次及單件管理
16、支持收貨過程中的質量檢驗及質量控制
17、采購系統與應付帳子系統相連，直接生成采購憑證核算采購成本
18、對采購單的處理靈活，随時可以維護，同時對已發放的訂單可做中止
19、采購單可自動結清或手工強制結清
20、具有跟蹤、催查采購訂單的功能
21、可多角度的查詢物品的請購，訂購及收貨入庫的明細及彙總情況
22、從交貨期、價格、質量等多種角度對供應商進行評估
23、可評價采購人員業績
24、可分析采購成本差異
主要功能
1、多途徑采購功能
在企業中，采購業務的需求來源有多種，有計劃部門的主生産計劃、物料投放需求計劃，以及庫存缺貨而生成的需求；有為滿足以銷定購的工商業一體化業務需求；有根據長期購貨合同确定的定期購貨需求；有零星的購貨需求等。采購管理系統提供根據計劃、銷售、倉庫及采購自身需要等多途徑采購功能。
2、訂單管理
采購訂單是物資在采購業務中流動的起點，它通過采購申請獲取來自生産和銷售等系統的信息，将供應鍊整體的信息有機地聯系起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執行的情況，包括針對采購合同的執行，控制購貨價格、折扣及數量。随時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執行；根據實際補貨情況追加執行訂單，通過比較訂單執行差異，以及通過業務和分析報表反映訂單執行情況等。如果企業有集團内部的購銷業務，還要包括集團内部購貨或調撥訂單的執行情況。
3、發票管理
采購發票具有業務和财務雙重性質，發票的業務處理和控制是企業采購業務中的一個重要環節。采購發票與全部業務單據都有聯系，與其與采購合同、付款單及預付單據聯系緊密。采購管理系統提供增值稅專用發票和普通發票管理，并與應付款系統實現發票共享。
4、購貨質檢管理
工業系統提供比較全面的質量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質量檢驗業務。在采購管理系統中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。并根據檢驗結果确認入庫貨物，同時提供相關的業務查詢報表。
5、供應商供貨管理
供應商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制并管理供應商的供貨業務資料，包括對不同供應商、不同物料、不同數量段、不同币别的價格和折扣信息的詳細記錄，以及業務傳遞、自動更新及數據分析。同時進行采購最高限價的控制和預警管理，是采購管理系統，乃至整個供應鍊體系中重要的綜合數據處理中心之一。
6、集團内部采購業務
在采購管理系統中，針對集團内部采購業務（包括工業企業和商業企業之間），可以通過兩個方向的數據傳遞和兩種分銷業務的處理來實現。
7、業務流程設計
業務流程設計是按企業業務規範設計業務流程工具，是實現用戶業務處理自定義的必要基礎之一。在工業系統中實現系統自定義，即在系統設置的所有業務單據關聯的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統将根據用戶的設置進行相關控制，保證企業獨特業務流程的需要。
8、業務資料聯查
單據關聯（包括上拉式和下推式關聯）是工業供應鍊業務流程的基礎，而單據聯查即查看業務流程中的單據關系。采購管理系統中提供了單據、憑證、賬薄和報表的全面關聯及動态連續查詢功能。
9、多級審核管理
多級審核管理是對多級審核、審核人、審核權限和審核效果等授權的工作平台，是處理業務單據時采用多角度、多級别和順序審核管理方法。它體現了工作流管理的思路，屬于ERP系統用戶權限性質的基本管理。
10、代管和發運業務管理
代管和發運業務管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發和存的業務處理，并提供相關報表供用戶查詢和監控。此外，采購管理系統還專門管理貨物發運業務。
11、物料對應管理
物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分别提供供應商和客戶對應物料的代碼、名稱表。在單據和報表中，直接調用相應代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對應業務需求。
12、系統參數設置
系統參數設置初始設置業務操作的基本業務信息和操作規則，包括系統設置、單據編碼規則、打印設置、單據類型及各系統選項等，幫助用戶把握業務操作規範和運行控制。同時，采購管理系統将ERP系統所有業務基礎資料和必要的管理輔助資料彙總，然後統一管理和維護。
13、報表查詢功能
該功能包括查詢并使用采購業務報表、采購分析報表、萬能報表和查詢分析工具。采購業務報表是針對用戶已經實現的業務處理，将所取得得業務成果進行篩選和分析，以綜合反映企業采購業務的信息；采購分析報表分析采購流程中各項主要業務的處理結果和運作情況；萬能報表和查詢分析工具是一種自定義形式的報表，是方便用戶根據自身查詢分析需要制作自定義業務和分析報表的工具。
14、完善的系統輔助工具
利用功能強大、使用靈活方便的系統輔助工具，用戶可以進行數據處理，以滿足需要。
系統優點
1、 供應商基本資料建立／廠商評估資料建立
采購部門将各供應廠商編号、名稱、公司工廠發票之地址、付款條件、負責人、聯絡人、統一編号、成立日期、資本額、往來銀行名稱、基本産品類别、設備狀況、地略圖等資料輸入電腦，即可迅速列印和查詢供應廠商有關資料，并供評估選擇合作對象之參考。
2、 供應商料品資料建立
采購人員将各供應商當前供應的料品之編号、品名規格、單價／基本價、産能等資料建入電腦，可作為已授權交易之認可，依此可實現采購單開立廠商的控制，可提供各項詢價、比價報表之查詢和列印，以迅速決定最适合的供應商，降低采購成本。
3、 采購單異常結案處理
當各供應廠商均按采購單項目完成交貨驗收作業後，電腦會自動将采購單結案，如因訂單取消或數量變更等原因需取消采購作業時，需對采購單進行異常結案處理，本系統提供了按訂單、采購單号作結案處理，提供采購單尾數報表，以便物控采購人員确定是否取消采購單。
4、 料品驗收資料處理
料品通過品管單位檢驗後，則可執行此一作業，使交貨明細和應付帳款明細表可被查詢和列印出，并列印供應商評核月報表和物料評核月報表，以供各部門間能随時掌握可貴的資訊，增加處理的時效和決策達成。
5、 采購資料維護
經由物料需求管理系統産生采購建議單，采購人員衡量現有供應商之産能、價格及服務水準，進行安排采購數量分配及自動開立列印采購單，并将采購資料傳輸至本系統作采購管理，而本作業可彈性調整，選擇獨立采購下單，并能提高進料的時效以利於産銷作業順利進行。
6、 廠商交貨資料處理（特驗）
當廠商依采購單号之指定項目，進行交貨到收料單位待驗，品管單位則可依其待驗量和項目執行驗收，采購單位查詢這些資料，再進行催料作業，以避免缺料現象。
7、 單價資料維護
系統提供的完整單價曆史資料，可供價析和管理人員進行采購價格查詢分析，管制上漲單價。并可根據進料時間自動給定付款單價，避免人為疏忽造成付款價差。系統提供的報價曆史查詢、付款曆史查詢、加權曆史查詢等查詢工具使得價析、成本會計、管理人員全面了解單價、成本的異動，以達到控制成本的目的。
8、 代購材料管理
企業為保證産品質量，常常對料件原材料的産地和質量有特别要求（比如：外資企業），當料件制造商不能提供企業要求的原材料，或者購買的原材料價格偏高時，企業為保證産品質量和成本往往會幫廠商代購原物料以加工自己料件，此類委外材料因不能按訂單分批發放，故要對廠商庫存進行記帳。
系統将此類委外作為代購件處理，通過原物料發出、加工料件采購中量、加工料件交貨數量自動記錄廠商庫存，并提供廠商庫存明細表進行庫存對帳處理。提供原物料進出平衡分析表，分析代購材料發出和收回狀況。
9、 采購成本管理
采購成本最直接影響産品成本，系統按"期"對産品采購成本進行目标管理，系統提供的本期與上期的成本差異分析，并以顔色區分成本上漲和下降，使得管理者能迅速準确的得到成本差異真正原因之所在，以迅速采取對策控制成本上漲。
采購管理
現代企業成功的采購管理，越來越離不開ERP的成功實施，ERP已經成為現代化采購管理的重要工具。n折疊
一、采購管理與ERP集成的一體化思想n
ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是将企業的業務流程看作是一條緊密連接的供應鍊，它将企業管理從企業内部延伸到企業外部，對企業供應鍊的所有環節進行管理和集成。n
1、在企業内部的集成方面n
在企業内部，ERP系統将整個企業的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而采購管理作為企業内部信息流、物流、資金流的源頭，實現基于ERP的采購管理系統的集成對于整個企業ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對人們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造範圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。企業所得的收益也應越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟件系統與業務流程結合在--起考慮，不斷優化、磨合。這種在企業内部進行的ERP的有效集成，将提高采購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。n
ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數據的形式體現的。确保采購管理中數據的準确性，建立完善的數據收集機制。在管理活動中以數據說話，以合乎事實的數據為決策依據，這才能實現ERP系統在企業内部的有效集成。n
2、在企業外部供應鍊上的集成方面n
ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是将企業的業務流程看作是一條緊密連接的供應鍊，它将企業管理從企業内部延伸到企業外部，對企業供應鍊的所有環節進行管理和集成。
ERP與供應鍊系統的有效集成，是企業從整個市場競争與社會需求出發，像智邦國際采購管理軟件，整合、優化了供應鍊上的企業内部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的優化、重組，大大捉高了企業采購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了衆多的中間冗餘的環節。從而減少流通成本。并提高企業應變能力。n
這種ERP與供應鍊系統的有效集成把企業與供應商良好地連接宋，并通過信息網絡融為一體，目的是在激烈的市場競争環境中求生存和發展，大大提高了企業采購管理的效率，給企業帶來了顯着的利益。企業采購管理中實現ERP的有效集成，消除了采購的許多冗餘的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。n
綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統在企業内部的有效集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鍊上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關系，優化了企業的采購管理。總之，通過ERP系統在企業内外兩方面的集成，提高了企業采購管理的應用效率，集中體現了采購管理與ERP集成的一體化思想。n折疊
二、ERP采購管理信息系統的設計與運作n
企業的采購工作相當重要并且也非常繁雜，相當多的企業采購從中央到地方經常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素:物料供應的數量、價格以及供應時間反而隻是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鍊條。ERP的出現為采購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術并舉的解決方案。應該說在諸多業務部門的ERP推廣與應用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基于ERP的采購管理信息系統時可以根據一定的業務順序進行:n
1、建立供應商資源n
運行ERP下的采購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，并建立供應商的供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終确認才有效。系統在執行采購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，并且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之後才能處理采購業務。供應商資料是采購子系統的基本資料。n
2、生成采購申請n
根據ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合并，也可以人工幹預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生産計劃制定周期。這類采購的采購計劃應經過銷售、财務與計劃等部門的綜合讨論與評估來确定所需的數量和時間，然後制定物料的中期或長期采購申請。n
3、确定優選供應商n
該過程是落實采購供應商。采購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審并合格後才能作為許可采購的供應商。n
4、生成用款計劃n
生成采購計劃後，系統自動生成用款計劃，并根據詢價結果進行維護。由财務對用款計劃進行确認之後反饋意見給采購部。n
5、下達訂單n
根據訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單。并經過确認後即可進行訂單輸出，最後下達給供應商。也可以網上發布訂單。對于臨時追加的采購任務，可以通過與供應商協商直接下達采購訂單。n
6、采購訂單跟催n
采購業務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生産進度及質量情況，并及時對供應商給予支持。n
7、貨物驗收n
由采購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，并錄入收貨單。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。
8、結賬與費用核算D結賬付款工作
應由采購部門配合财務部門來完成，并根據物料的采購結算單據和對采購各種費用的分攤。計算出物料的采購成本。
9、采購訂單結清
在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核後，要及時結清采購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。
10、系統基礎數據維護
采購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業務流程。
11、系統及時備份
采購系統可以對于錄入信息化教育信息化建設n
主要意義
采購管理系統是制造業和裝配業于上線生産前，供應廠商基本資料的收集和建立前置作業；各項料品及廠商交貨進度的規劃，透過采購資料維護的功能，使ERP系統可不受物料需求管理系統的控制，并能提供應付帳款、物料庫存等系統的資料來源。不但具備了獨立作業系統的功能，同時也能配合整合性管理系統的運作效益。但采購成本管理必須與産品結構管理相結合方能發揮效益，代購材料管理必須與庫存管理系統結合方能發揮效益。
