資産管理系統:信息化管理方法-中文百科頻道

主要功能

資産管理系統實現了資産全生命周期的管理，從資産的預算需求、采購驗收入庫，到資産的調拔、處置、報廢，整個過程會有詳盡的關聯管理，包括使用單位、人員，和出現的變更、維修等記錄。并通過系統嚴格、規範的管理流程提高資産的利用率，避免了資源的重複浪費。《資産管理系統》可以在實際工作中，極大地提高工作效率，增加效益，降低成本，有助于真正實現厲行節約的原則。它的簡單易學的用戶界面及強大的系統功能，在衆多同類系統中脫穎而出。原來耗時耗人耗力的資産盤點工作，現在隻要一兩個人很短時間内就可以輕松完成；大量的重複購置和閑置浪費情況現在及時得到解決。

資産日常操作管理

主要包括固定資産的采購入庫、領用出庫、資産新增、修改、轉移、借用、歸還、報廢、維修、計提折舊等日常管理工作。每個固定資産還可以附加一個資産照片，方便查看貴重物品的圖像。其中，資産轉移、資産借用、資産維修、資産報廢完全實現電子化審批流程。

資産附加自定義屬性

不同的企業對固定資産的管理除了資産的共有屬性之外（如購置日期、資産原值），還可能需要記錄其特有的屬性，如對家具來說可能有顔色、材質、原産地，而對中大型設備來說可能有重量、尺寸等。本系統支持不同類型的資産可以自定義不同的屬性。

設計打印條形碼标簽

根據選定的固定資産自動生成并打印固定資産條形碼标簽，标簽格式可以自由設計，做到每件物品都有據可查。

資産盤點功能

使用盤點機掃描固定資産的條碼标簽進行盤點，把盤點機中的數據與數據庫中的數據進行核對，并對異常數據做出适當處理，如盤虧的資産報廢退出等。并可按單位、部門生成盤盈、盤虧明細表、盤點彙總表。

資産折舊

按照平均年限法自動計提固定資産月折舊，生成月折舊報表。

月報

根據單位、部門、時間等條件查詢固定資産分類統計月（年）報、本月增加(減少)固定資産月報、固定資産折舊月報（年報），并可打印報表。

綜合查詢

可以對單條或一批固定資産進行查詢，查詢條件包括資産卡片、保管情況、有效資産信息、部門資産統計、退出資産、轉移資産、曆史資産、名稱規格、起始及結束日期、單位或部門。

低值易耗品管理

低值易耗品管理對企事業單位日常管理也是非常重要的，啟邦固定資産系統低值易耗品管理實現了：低值易耗品分類、低值易耗品清單、采購入庫、領用出庫、庫存盤點、庫存報廢、庫存明細查詢等功能。

系統維護功能

由系統管理員對資産分類代碼表、退出方式代碼表、購置方式代碼表、存放地代碼表、部門代碼表、保管人員表、單位名稱表進行新增、修改、删除等操作。

安全管理功能

權限控制功能：将用戶劃分為不同角色，不同角色可以擁有不同的操作權限。對固定資産數據可以控制到字段的讀寫顯示。各分支機構可以擁有自己的權限體系。

功能介紹

國内企業現狀概述

單位每年都投入大量的金錢來購置各種資産，但是随着時間的推移，很難及時、清楚地知道單位及下屬機構擁有多少資産，它們分布在那些部門以及存放在何處、誰在使用、狀況如何。并且固定資産的利用效率低，重複購置現象嚴重。員工離職或工作變動時資産交接不完整，經常存在無法快速完整的查清此人手中保管的資産，從而造成資産的流失。責任人不明确，核查和盤點工作量大，出錯率較高，給資産管理部門帶來了很多工作難題和錯誤。經常存在帳物不符、帳面價值與實際價值有很大出入等現象。

解決方法

針對以上問題，傳統的手工管理方式和一般的固定資産管理軟件都無法解決以上所有的問題。我公司在充分研究分析國有企業、私營企業、行政單位等對固定資産管理業務需求的基礎上，有針對性的開發出了編碼固定資産管理系統，把編碼技術引入固定資産管理，有效解決了固定資産的管理難題，使單位更輕松、有效地管理固定資産，不僅為單位節約了大量的資金，而且為提高單位的生産經營效益提供了重要的後勤保障。

主要流程

（1）以實物管理為基礎，以編碼技術的應用為特點；

通過先進的編碼技術對固定資産實物從購置、領用、轉移、盤點、清理到報廢等方面進行全方位準确監管，結合多種資産分類統計等報表真正實現"帳、卡、物"相符；

（2）固定資産管理過程中，為單位的每一個實物資産都賦予一個唯一的編碼标識用數據采集器掃完編碼标識後，傳入到計算機中，準确地完成對該實物的盤點工作。在數據采集器軟件中做到自動糾錯實時報警功能，從根本上杜絕了以往人工盤點時，難以避免的錯盤、漏盤、重盤現象，确保了基層實物統計時第一手數據資料的完全真實和可靠性；

（3）具有低值易耗品和資訊類産品的管理功能；

（4）核查和盤點快速準确；

（5）統計查詢功能強大、界面清晰友好、操作簡單；

（6）自動計提折舊及其他會計信息；

（7）統計報表可以方便快速導出到EXCEL中，讓用戶自行調整生成更多的報表。

系統功能模塊

（1）基礎資料定義：權限設置、資産分類、部門設置、購置方式、經費來源、使用方向、存放地點等

（2）資産錄入、标簽打印與張貼

（3）資産日常管理：折舊、轉移、減少、價值變更、使用年限變更、存放地點變更、資産狀況變更等

（4）核查和盤點：數據下轉、數據上傳、生成盤點報表

（5）報表統計與查詢：資産總和查詢、變更記錄查詢（轉移記錄、價值變更、使用年限變更、存放地點變更、資産狀況變更）、資産減少報表、資産折舊明細表、各種分析表、逾齡資産統計表、資産增長趨勢圖等。

整體效益

(1)、通過實施我們的編碼固定資産管理系統，單位便随時能快速地了解從組建以來每年購置的全部資産狀況。

(2)、加強了購入固定資産的管理，避免了重複購置和浪費。

(3)、對閑置資産和使用效率較低的資産進行處置（如調配、變賣、出租等），提高資金利用效率。

(4)、員工離職或工作變動時，可以快速、完整地進行資産交接，避免了不必要的資産流失。

(5)、核查、盤點以及折舊計算不僅快速而且準确。

(6)、為單位資産評估、決策提供更為可靠的依據，避免單位在固定資産管理環節上可能造成的遺漏和隐患。

需求分析

固定資産是企業的重要資源，它包括生産與非生産性的資産。固定資産占用了企業的大量資金，對固定資産的管理是企業的一項重要基礎工作。固定資産是企業的主要勞動手段，它的數量、質量、技術結構标志着企業的生産能力，也标志着企業生産力的發展水平。

固定資産管理及核算是企業财務管理核算的重要組成部分，在企業裡實物管理和價值核算是分開的，由設備部門和财務部門分别負責，所以企業固定資産的核算和管理，是一項具體而又複雜的工作。

運用現代化信息技術手段加強固定資産的核算管理，可以大大地降低核算工作量，加快收集信息的速度，通過加強管理，保護固定資産完整無缺，充分挖掘潛力，不斷改進固定資産利用情況，提高固定資産的使用經濟效益，不僅有利于企業增大産品産量，增加産品品種，提高産品質量，降低産品成本，而且還可以節約企業基本建設投入資金，以有限的建設資金不斷擴大企業資産規模，實現國有資産的保值增值。

根據固定資産的經濟性質和周轉特點，企業固定資産管理的基本要求是：

（1）保證固定資産的完整無缺。

（2）提高固定資産的完好程度和利用效果。

（3）準确核定固定資産的需用量。

（4）采用适當的折舊方法，正确計算固定資産折舊額。

（5）科學地進行固定資産的投資預測。

固定資産

概念

我國企業會計制度規定，固定資産是指使用期限超過一年的房屋、建築物、機器、機械、運輸工具以及其他與生産經營有關的設備、器具、工具等。不屬于生産經營主要設備的物品，單位價值在2000元以上，并且使用年限超過兩年的，也應作為固定資産進行管理。

分類

為了加強固定資産管理，必須對固定資産進行科學的分類。固定資産可以按照不同的标志進行分類。

按固定資産的經濟用途，分為生産用固定資産和非生産用固定資産。通過這種分類方法，可據以分析各類固定資産在全部固定資産中的比重，研究固定資産的結構，便于了解生産技術的機械化水平，促使企業合理地配置固定資産，充分發揮固定資産的效能。

按固定資産的使用情況，分為使用中的、未使用的和不需用的固定資産。通過這種分類方法，可以分析企業固定資産利用程度，促使企業提高固定資産利用效率，并且保證正确計算折舊。

按固定資産的所屬關系，分為自有固定資産和融資租入固定資産。通過這種分類方法，有利于按照産權所屬關系進行管理、組織核算和計提折舊。

根據我國現行的财務制度，對企業固定資産綜合上述分類方法，分為以下七類：

（1）生産用固定資産。其中再按經濟用途進行明細分類。

（2）非生産用固定資産。

（3）租出固定資産。

（4）未使用固定資産。

（5）不需用固定資産。

（6）融資租入固定資産。

（7）土地。

核算管理的内容

概括地講，固定資産核算管理有下列三個任務：

(1)嚴格管理固定資産卡片，對固定資産卡片進行管理，包括卡片的增加、删除、查詢、打印、按月彙總、分類彙總等。

(2)正确、全面、及時地記錄固定資産的增加、減少、使用等情況，保護生産資料安全完整。企業增加固定資産可以通過購置、建造等方式進行；通過出售、報廢等途徑減少固定資産。為了真實地反映和監督固定資産的增減變動和實際情況，必須建立健全固定資産賬簿體系。由于固定資産本身的特性，應對固定資産進行總分類及明細核算，在固定資産核算的賬簿體系中，“固定資産登記簿”總賬按原值反映固定資産的增減變動；“累計折舊”賬戶反映固定資産在使用過程中的磨損價值；“固定資産登記卡”對其進行明細分類核算。

(3)正确計算固定資産的折舊和修理費用，并進行固定資産折舊和修理的核算，保證固定資産簡單再生産的實現。

計算折舊的方法有多種，如“平均年限法”、“工作量法”、“雙倍餘額遞減法”、“年數總和法”等，在實際工作中，對固定資産折舊的計算，是通過編制“固定資産折舊計算表”來進行的，它是進行固定資産折舊總分類核算的依據。

核算管理的特點

固定資産核算管理系統具有三個明顯的特點，即數據存儲量大、日常數據輸入量少、輸出内容多。

在一般工業企業中，固定資産不僅價值高，數量也多，反映每一項固定資産的數據項也比較多，在固定資産管理系統投入運行初期，需要通過系統初始化，把當前固定資産有關數據全部一次輸入計算機，從整個存儲量來看，固定資産管理系統是一個數據量大、占用存儲空間較多的系統。

固定資産管理系統投入運行後，日常需要輸入的數據一般僅限于固定資産的購入、清理、出售以及内部調動等涉及企業固定資産變動的情況，一般來說，企業日常發生這類業務不是太多，而且發生頻度也是很分散的，除此以外，需要輸入的數據很少。這個特點對于計算機來說，是個非常有利的條件。因為輸入的數據少，出錯的機會也少。一件固定資産的有關原始數據一旦正确輸入後，直到它報廢或出售為止，可以在很長的一段時間裡使用。

固定資産管理系統的日常輸出量較大。這是由于使用目的的不同，往往同一項固定資産的數據項指标要求反映在不同的輸出賬表上。在手工管理方式下，編制這種輸出賬表的工作量不僅很大，而且受手工條件的限制，容易出現數據不一緻的差錯。采用計算機進行處理後，生産賬表的速度提高了，也可以避免數據的不一緻現象。

從另一方面來看，采用計算機處理後，需要建立嚴格的變動數據采集制度，設置專職人員負責系統的運行維護。固定資産建成或投入使用後，會分散在企業各個使用部門，涉及許多具體使用人員，使用中雖然平時變動較少，但是一旦發生變動往往容易被忽視。

所以，在運用計算機技術建立固定資産管理系統時，首先要進行固定資産的清查盤點，賬實相符後，再輸入計算機；另外更重要的是，一定要建立嚴格的固定資産管理與變動數據采集制度，作為企業會計系統内部控制制度的組成部分，确保執行，以便能夠及時采集變動數據，更新有關記錄，使固定資産管理系統能夠正确反映企業固定資産的實際情況。

核算

（1）固定資産增加和減少的核算

固定資産的增加主要是設備的購入、自行建造完成，其他地位或個人投資投入、融資租入、接收捐贈、盤盈等；固定資産的減少指固定資産的出售、報廢、毀損、盤虧等。

固定資産增、減憑證是固定資産管理系統的輸入數據。在進行固定資産明細賬核算時，要根據原始憑證，如固定資産驗收單、報廢單等，詳細登記“固定資産登記簿”及“固定資産登記卡”。

“固定資産登記簿”是按固定資産的類别和明細分類開設賬頁，并按保管、使用單位設置專欄，按各項固定資産的增減日期序時登記，每月結出餘額，以彙總反映個單位、各部門各類固定資産的增加、減少和結存情況

“固定資産登記卡”是按每一固定資産項目分别設置，每一項固定資産項目一張。在每張卡片中，記載所登記固定資産的詳細資料，如固定資産編号、名稱、規格、附屬設備、使用單位、所在地點、建造時間、開始使用時間、原值、預計使用年限、折舊信息等。

核算時隻要根據固定資産增加、減少的原始憑證作記賬憑證，根據記賬憑證和原始憑證登記固定資産明細賬，制作固定資産登記卡，根據記賬憑證彙總總分類賬，财務人員将制作好的固定資産登記卡分别送到管理部門和使用部門，并進行賬、證、物、卡的核對，使其完全符合，保證固定資産的完整無缺。

（2）固定資産折舊的核算

按照企業财務制度的規定，對于房屋、建築物、在用的機器設備、儀器儀表、運輸車輛、工具器具、季節性停用和大修理的設備、以經營租賃方式租出的固定資産、以及融資租賃方式租入的固定資産，都應按月提取折舊費。而對于房屋、建築物以外的未使用、不需用固定資産、以經營租賃方式租入的固定資産、已提足折舊繼續使用的固定資産等，不計提折舊。