多任務工作

多任務工作

一個人同時處理多件事情的工作狀态
“多任務工作”指的是當前很普遍的工作狀态,一個人同時處理多件事情,比如以下這個常見的畫面:寫一會報告,刷一下網頁,查一下資料,收一下郵件,回去做一下數據,點開微信回應一下,再回去貼圖表……諸如此類。今天這個時代,專注在一件事情上,已經近乎不可能了。每個人手上都有一大堆任務,同時開着Word、Excel、PPT,微信和QQ總是同時閃動好幾個頭像……似乎,不能同時處理這些事情,就是能力不夠。
    中文名:多任務工作 外文名: 适用領域: 所屬學科: 釋義:批一個人同時處理多件事情 如何避免:1. 冥想、2. 利用白噪音等 影響:謀殺你的效率

概述

互聯網時代,人們在工作生活中往往在多屏之間頻繁切換自己的注意力,有研究認為這可能會導緻大腦結構的改變,對情緒調節不利。但如果保證合理的分配以及适度的時間,也可能改善思維效率。

細數一下人們身邊的多媒體設備,互聯網電視、電腦、手機、平闆、電子書以及層出不窮的可穿戴設備,除了睡眠時間,許多人幾乎一刻也離不開它們。從某種意義上來說,屏幕構成了現代人生活的主體部分。這些屏幕之間,沒有嚴格的區分,而是一種聯動的關系。正因如此,人們在工作生活中往往在多屏之間頻繁切換自己的注意力,一邊看電視一邊用平闆,一邊用電腦一邊用手機。這種多屏時代的使用習慣究竟是帶給人更多的歡樂,還是加深大腦多任務工作的負擔?

原因

實施多任務時,會讓大腦充滿應激激素和腎上腺素,而它們會導緻大腦無法清晰地思考。

人類大腦并不适合同時完成多任務。當有人認為自己正在實施多任務時,其實他們隻是從一項任務快速地切換到另一項任務。而且,他們每一次這樣切換,都是在消耗認知能力。這就意味着,我們在消耗葡萄糖(大腦燃料)越快,我們的大腦就會越來越疲憊和混亂。多任務阻止了深度思考、創造性思維,因為我們大腦思維一直在不斷切換,每一次都是從頭開始。造成的結果是,思維越來越沒新意,思考越來越膚淺。

分析

1.多任務工作,會占用我們的認知資源

明尼蘇達大學商學院教授Sophie Leroy,在一篇2009年的論文中,提出了一個概念,叫做“注意力殘留”(Attention residue)。

他指出,當你從一項未完成的任務A,切換到任務B時,由于A還沒有做完,你的大腦中會有一部分資源,仍然在對A進行處理和運算,你會抑制不住地回想到任務A,從而抑制你對于任務B的投入。

這部分仍然在處理任務A的資源,就叫做“注意力殘留”。

一方面,“注意力殘留”會占用我們大腦的認知資源,降低對任務B(以及其他任務)的投入程度。

另一方面,“注意力殘留”會在我們的認知中造成“多目标焦慮”,從而使我們産生“認知負擔”(Cognitive Load),降低我們在任務B上面的表現。

什麼是“認知負擔”?簡單舉個例子。當你來上班的時候,我告訴你:你今天要寫完一篇1萬字的報告,寫不完不許下班——你是不是會覺得晴天霹靂?

一整天,這個任務都會沉甸甸地壓在你的心上,讓你心神不甯。你會不由自主地擔憂:要是我完不成怎麼辦?怎樣做才能盡快寫完?

我相信,你這一天的工作,一定表現得非常糟糕。

這就是認知負擔。當一個人大腦中同時存在着越多的目标和任務,他就會越焦慮,用于處理任務的資源會減少,狀态也會下降。

所以,我們常常看到,如果一個人腦子裡裝了太多的事情,他會表現得魂不守舍,對别人的話經常聽不進去,剛交待的事情也很容易忘記——這就是因為,沉重的認知負擔,使他難以騰出更多的資源來處理額外的信息。

這兩個效應加在一起,共同降低了我們的工作效率。

本質上,人對于未完成的事物,會有一種強烈的沖動,想去把它完成,否則就會一直想到它——這稱為“契可尼效應”。

所以,在工作A和工作B之間來回轉換,不但不會提高效率,反而會不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項任務時,都會因為受到幹擾而降低表現。

2.多任務工作,會幹擾我們的工作記憶

你也許有一點體會:當你從别的任務切換回去之後,你會忘記之前在想什麼。

人的“工作記憶”(WT)空間,是非常狹小的——它隻能同時存放4個單位。即使你通過組塊、分類等方式,把大量信息聚攏起來,但也很難超過4個單位的限制。

而當你切換出去,哪怕隻有幾秒鐘,對新信息的處理,也會占據你的工作記憶。由此帶來的後果就是,你剛剛建立起來的記憶,瞬間就被清除出去。

你隻能從長時記憶(LTM)中,通過僅存的痕迹,嘗試着把那些信息再次聚集、組合起來。

先不提這個過程耗費的時間,更嚴重的後果是,也許一個剛剛誕生的點子,就這樣消失了,再也回想不起來。

3.多任務工作,摧毀了我們進入“心流”的可能性

進入“心流”的條件之一,就是全心投入的專注——當你所有的念頭都集中在“如何更好地操作來克服困難”時,你就更容易從微小的反饋中獲得激勵,心流也就應運而生。

而多任務工作,恰恰摧毀了我們對任何一個任務的投入和專注。

所以,看起來高效的“多任務工作”,實際上恰恰是效率的殺手。

實際上,“多任務工作”的危害,可能比你想的更嚴重。

2014年的一項研究指出,僅僅是幾秒鐘的走神(比如檢查一下微信、看一下郵件),也會造成錯誤率的顯著上升,甚至可以高達兩倍。

密歇根大學的一個研究團隊表示,在企業中,多任務工作幾乎無處不在——每個人在工作的時候,都難免要接一下電話,跟同事讨論工作,或是回應老闆的詢問。而這些“多任務”帶來的後果是什麼呢?

它會降低一個團隊20%-40%的工作效率。

這是一個很可怕的數字。

早在2012年8月,倫敦奧運會中奧運觀賽和移動設備就開始緊密融合。用戶在觀看電視畫面和報道之後,還會用智能手機或平闆電腦獲取更多賽事、運動員信息。據谷歌透露,在奧運會進行的某些時刻,來自平闆電腦和智能手機的搜索量,甚至超過了電腦。觀衆觀看行為的改變也讓廣播公司開始思考“多屏化”的賽事轉播模式。

這種觀看行為的變化也被稱作為“第二屏效應”。國際著名的市場調研公司尼爾森公司在一項研究報告中指出,第二屏、社交網絡和電視觀看行為的融合,正在提升看電視的體驗和樂趣,觀衆觀看節目的滿足感、幸福感加深,第二屏甚至導緻人們看電視的時間延長。

然而,近期英國撒克薩斯大學的研究人員發表在美國學術期刊PLoS One的一項研究指出,同時觀看或操作多台媒體設備可能會導緻大腦結構的改變,對情緒調節不利。

撒克薩斯大學薩克雷意識研究中心的研究人員針對75名志願者的腦部進行了掃描,與此同時調查他們平時使用智能手機、電腦、看電視、看紙質媒體的習慣。分析結果發現,從腦部結構來說,同時使用多個電子設備的調查對象的前扣帶皮層體積更小,而且,同時使用電子設備的數量越多,前扣帶皮層内的灰質密度就越小。

據北大心理系教授沈政解釋,前扣帶皮層從廣義來說是大腦皮層前額葉的一個組成部分,它與情緒、情感的調節作用有關,同時還與執行監控和注意的調節作用有關。比如,兒童注意多動缺陷障礙就與該區域的腦功能失調相關。

撒克薩斯大學的研究人員擔心多媒體多任務工作可能對普通人的認知能力、社會心理健康狀況産生不利影響。

如何避免

那麼,如何避免“多任務工作”對我們造成的負面影響呢?

1、冥想

如果你即将開始一項工作,而大腦中還殘存着許多雜念時,不妨先閉上眼睛,深呼吸,嘗試着與它們和解,告訴自己不要焦慮。

很多時候,給自己一些正面的心理暗示,以及通過一些操作——比如用悠長、緩慢的深呼吸,刺激分泌内啡肽,傳達出“平靜、舒緩”的信号,可以讓身體鎮靜下來,降低自己的焦慮水平。

深呼吸的時候,不妨回想自己以前的優秀表現,想象那些正面的、令人興奮的場景,提高整個人的信心,提高大腦的活躍程度。

這會有助于把注意力,集中在手頭即将開始的工作上。

2、向自己提一個問題,嘗試去解決它

問題,是最能夠吸引注意力的東西。

在開始一項工作之前,提一個問題,并在工作中尋求答案,會為你的工作增加樂趣,提高對其的注意力。

舉個例子,在做一份PPT之前,可以問自己:我這份PPT的亮點是什麼?我可以如何呈現這個亮點?

或者,在讀一個章節之前,問自己:作者是如何解釋他的論點的?跟同類相比,好在哪裡,有哪些缺漏?

這樣一來,就可以把枯燥的工作,變成一個尋求答案、解決問題的過程。這可以顯著提高自己集中精力的意願。

3、利用白噪音

我寫作的時候,往往會去星巴克。如果在家裡,也會插上耳機,播放白噪音。

什麼是白噪音?咖啡館背景的嘈雜聲,樹林裡的風聲,流水聲,火爐噼啪的聲音,路人雜亂的交談聲,等等。

這些聲音,一來,不含有任何信息量——因此它們對大腦來說是低優先級的,不會給大腦造成任何負擔;二來,它們可以掩蓋各種突兀的、細小的噪音,從而幫助你跟環境隔絕起來。

也可以聽輕音樂,但是注意,不要聽有歌詞的音樂,也不要聽搖滾、金屬等律動感太強的音樂,因為它們會吸引你的大腦。

4、将瑣事集中在同一個時間段處理

不要急着應答微信、QQ、郵件,專心緻志做你的工作,等告一段落或者感到疲倦,再休息一下,将這些瑣事一一搞定。

可以參考《如何高效的管理時間?3個清單介紹給“忙碌”的你》,分别把不同的事項寫入三個清單,再分門别類打開,處理,劃掉即可。

如果你并不是一個作息非常非常規律的人,不要使用番茄鐘。你應該按照自己的狀态和精力安排工作,而不是聽從鬧鐘的安排。

5、隔絕幹擾

如果可以,在做每天最重要的工作時,挑一個單獨的、确保不會受到任何幹擾的地方工作。

當然,很多時候,這一點主要看公司,而不是看自己。

令人振奮的是,越來越多的公司,開始意識到這一點的重要性。比如,在辦公室裡設置“沉思空間”,設置“單人辦公隔間”、員工可以自行尋找空房間使用,允許員工到咖啡館辦公,允許員工遠程辦公,等等。

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