含義
單證就是指在國際結算中應用的單據、文件、證書，憑借這種文件來處理國際貨物的支付、運輸、保險、商檢、結彙等。
狹義：單據和信用證
廣義：各種文件和憑證。
描述
就出口貿易而言，出口單證是出口貨物推定交付的證明，是結彙工具。單證作為一種貿易文件，它的流轉環節構成了貿易程序。單證工作貫穿于企業的外銷、進貨、運輸、收彙的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣，除了外貿企業内部各部門之間的協調外，還必須和銀行、海關、交通運輸部門、保險公司、商檢機構、有關行政管理機關發生多方面的聯系。環環相扣，相互影響，互為條件。
單證（Documents）是指在國際結算中應用的單據、文件與證書的統稱，憑借它來處理國際買賣貨物的交付、運輸、保險、商檢、報關、結彙等。狹義的單證指單據和信用證；廣義的單證則指各種文件和憑證。就國際貿易而言，單證是出口貨物推定交付的證明，是結算的工具。單證作為一種貿易文件，它的流轉環節構成了貿易程序。單據是辦理貨物的交付和貨款支付的一種依據。單據可以表明出口商是否履約，履約的程度。進口商品以單據作為提取貨物的貨權憑證，有了單據，就表明有了貨物。
分類
一般分為以下幾種：
P/I=Proforma Invoice=發給客戶催定金用的，通常是在下單前使用。
P/O=Purchase Order=下定單用的。
S/C=Sales Confirmation=如果客戶沒有下P/O給你，你又想把要求說清楚，就做這個給他簽字回傳。内容與P/O差不多。
C/I=Commercial Invoice=做完貨後催餘款用的。
P/L=Packing List=裝箱資料，多少箱，總方數，總重量。這個單據方便定倉。
Booking=S/O=Shipping Order=一般是下給貨貸定倉用的。
B/L=Bill of Lading=提單。客戶提貨用的。是外貿最重要的單據，代表貨權。
最主要的單據就都在上面了。偶爾還會出現：
C/O=Certificate of Origin,FormA=原産地證=證明産品來自中國。其中FormA可以減免當地稅費。
Weight List : G
I/C=Inspection Certificate1 i) b. L
最常用的就是這些了。一般B/L分3/3(3正3負）與1/3(1正3負）其他的都可根據客戶要求做。
基本信息
就出口貿易而言，出口單證是出口貨物推定交付的證明，是結彙工具。
單證作為一種貿易文件，它的流轉環節構成了貿易程序。單證工作貫穿于企業的外銷、進貨、運輸、收彙的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣，除了外貿企業内部各部門之間的協調外，還必須和銀行、海關、交通運輸部門、保險公司、商檢機構、有關行政管理機關發生多方面的聯系。環環相扣，相互影響，互為條件。
制作要求
1.正确/準确（CORRECTNESS）。正确是所有單證工作的前提，要求制作的單據應首先滿足單單、單證一緻，其次各種單據應符合國際貿易慣例、各國/行業法律和規則的要求，第三單據還應與所代表的貨物無出入。
2.完整（COMPLETENESS）。從某種意義上講主要指一筆業務所涉及全部單據的完整性。可從以下幾方面理解：第一、内容完整；第二、份數上完整；第三、種類的完整。憑單據買賣的合同/信用證都會明确要求出口方需提交哪些單據、提交幾份、有無正副本要求、需否背書及應在單據上标明的内容，所有這些都必須得到滿足。
3.及時（INTIME；PUNCTUALITY）指單據制作不遲延。具體可以這樣理解：及時制單、及時審單、及時交單、及時收彙。制作單據是個複雜的工程，多數單據由出口方完成，有些需要相關部門配合完成；審核應齊抓共管，這樣就可以保證在規定的時間内把全部合格單據向有關方面提交，及時交單肯定意味着能及時收彙，及時收彙意味着又一個良性業務環節的開始。
4.簡明（CONCISENESS）指所制作的單據簡單、明了。UCP500規定，“為了防止混淆和誤解，銀行應勸阻在信用證或其任何修改書中加注過多的細節内容”，有關專家也指出，單據中不應出現與單據本身無關的内容。
5.整潔（TIDINESS）指單據應清楚、幹淨、美觀、大方，單據的格式設計合理、内容排列主次分明、重點内容醒目突出。不應出現塗抹現象，應盡量避免或減少加簽修改
基本
一、打制訂艙單。
1. 訂艙單用下貨紙根據貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、 DES CRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT INKILOS、MEASUREMENT、TOTAL。
2. 打制完上述内容後，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。
二、收到貨主正式單據後進行審單。
1. 單證 必須齊全。
貨主必須提供的單據有：合同副本（售貨确認書、形式發票）、正本裝箱單至少一份、正本發票至少一份、正本出口收彙核銷單，出口貨物如需 海關 監管條件還必須提供相應證件。
2.如果貨主提供的單據已繕制好，可以從以下方面審核：
A、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的尺碼、重量是否一緻。
B、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的金額以及币種是否一緻（合同金額不小于發票金額）。
C、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的發票号是否一緻。
D、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的合同号是否一緻。
E、正本單據不許有任何塗改。
F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。
3.如果貨主提供的單據空白，可按下列項目繕制：
A、裝箱單主要填制的内容為麥頭、發票号碼、合同号、裝貨港、卸貨港、品名、規格、數量、毛重、淨重。
B、發票主要填制的内容為唛頭、合同号、發票号、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數量、單價、總價。
三、轉 報關單 據。
接到船公司集港通知後，取回下貨紙。在集港前一天下午3時前，電話同港務局貨運科做集港計劃，制下貨小條（一式三聯）。
A、轉至報關行的單據有，裝箱單、發票、合同、委托報關協議、 報關單 、下貨紙、聯系單（一式兩聯）、 海關 監管條件涉及的證件，上述單據各1份。
B、編号為1、2、3的單據必須由貨主提供。
C、委托報關協議（副本也可以），用規定格式加蓋出口單位公章，填上相應内容。
D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎上，在相應的位置補充船名、航次、提單号，貨物描述需用中文加以标識，報關隻需提供裝貨單收貨單留底聯，每一聯的右上角都應加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應蓋有該條船船代的簽章。
E、聯系單。聯系單是代理人與報關行聯系的單據，上面列明代理人轉給報關行何種單據及份數，将單據轉至報關行前，應填好一式兩聯的聯系單，單據轉至報關行後，其中一聯應有報關行相關人員的簽字，以備存檔。
F、合同、裝箱單、發票、 報關單 、許可證、商檢證轉至報關行前應有留底。
四、确認提單。
A、繕制提單前應注意貨主有無特殊要求，一般情況下，貨主都會在委托中注明。
B、如要求在提單中顯示"SHIPPED ON BOARD"簽單時，應注意上、下簽章（其中之一應簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊）。
C、如果涉及倒簽、預借，應事先與船公司确認好是否能接受，如果可以接受，應填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回後再由代理人提供給相關船公司
采取措施
在出口業務中，由于種種原因造成單據不符，即單據存在不符點，而受益人又因時間條件的限制，無法在規定期限内更正，則有下列處理方法：
憑保議付。受益人出具保證書承認單據瑕疵，聲明如開證行拒付，由受益人償還議付行所墊付款項和費用，同時電請開證人授權開證行付款。
表提。議付行把不符點開列在寄單函上，征求開證行意見，由開證行接洽申請人是否同意付款。接到肯定答複後議付行即行議付。如申請人不予接受，開證行退單，議付行照樣退單給受益人。
電提。議付行暫不向開證行寄單。而是用電傳和傳典通知開證行單據不符點。如開證行同意付款，再行議付并寄單，若不同意，受益人可及早收回單據，設法改正。
有證托收。單據有嚴重不符點，或信用證有效期已過，已無法利用手上的信用證，隻能委托銀行在向開證行寄單函中注明"信用證項下單據作托收處理"，作為區别，稱為"有證托收"。而一般的托收，則稱為"無證托收"。由于申請人已因單證不符而不同意接受，故有證托收往往遭到拒付，實是一種不得已而為之的方式。
審核指南
單證審核指南單證的審核是對已經繕制,備妥的單據對照信用證（在信用證付款情況下）或合同（非信用證付款方式）的有關内容進行單單，單證的及時地檢查和核對，發現問題，及時更正，達到安全收彙的目的。
單證審核的基本要求：
及時性：及時審核有關單據可以對一些單據上的差錯做到及時發現，及時更正，有效的避免因審核不及時造成的各項工作的被動。
全面性：應當從安全收彙和全面履行合同的高度來重視單據的審核工作，一方面，我們應對照信用證和合同認真審核每一份單證，不放過任何一個不符點；另一方面，要善于處理所發現的問題，加強與各有關部門的聯系和銜接，使發現的問題得到及時，妥善的處理。
按照“嚴格符合”的原則，做到“單單相符，單證相符”。單單相符，單證相符是安全收彙的前提和基礎，所提交的單據中存在的任何不符哪怕是細小的差錯都會造成一些難以挽回的損失。
單證審核的基該方法 單證審核的方法概括起來有以下幾種：
縱向審核法 是指以信用證或合同（在非信用證付款條件下）為基礎對規定的各項單據進行一一審核，要求有關單據的内容嚴格符合信用證的規定，做到“單單相符，單證相符”。橫向審核法 在縱向審核的基礎上，以商業發票為中心審核其他規定的單據，使有關的内容相互一緻，做到“單，單相符”。上述審核一般由制單員或審單員進行，為第一道審核；為安全起見，應當對有關單據進行複審。
單證審核的重點
（一）綜合審核的要點： 檢查規定的單證是否齊全包括所需單證的份數. 檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求. 有些單證是否按規定進行了認證. 單證之間的貨物描述，數量，金額，重量，體積，運輸标志等是否一緻. 單證出具或提交的日期是否符合要求.
（二）分類審核的要點：
彙票 彙票的付款人名稱、地址是否正确；彙票上金額的大、小寫必須一緻；付款期限要符合信用證或合同（非信用證付款條件下）規定；檢查彙票金額是否超出信用證金額，如有信用證金額前有“大約”一詞可按10%的增減幅度掌握；出票人、受款人、付款人都必須符合信用證或合同（非信用證付款條件下）的規定；币制名稱應信用證和發票上的相一緻。出票條款是否正确如出票所根據的信用證或合同号碼是否正确。是否按需要進行了背書。彙票是否由出票人進行了簽字。彙票份數是否正确如“隻此一張”或“彙票一式二份有第一彙票和第二彙票”商業發票 擡頭人必須符合信用證規定；
簽發人必須是受益人；商品的描述必須完全符合信用證的要求；商品的數量必須符合信用證的規定；單價和價格條件必須符合信用證的規定；提交的正副本份數必須符合信用證的要求；信用證要求表明和證明的内容不得遺漏。發票的金額不得超出信用證的金額，如數量、金額均有“大約”，可按10%的增減幅度掌握。保險單據保險單據必須由保險公司或其代理出具;投保加成必須符合信用證的規定；保險險别必須符合信用證的規定并且無遺漏；保險單據的類型應與信用證的要求相一緻，除非信用證另有規定，保險經紀人出具的暫保單銀行不予接受；保險單據的正副本份數應齊全，
如保險單據注明出具一式多份正本，除非信用證另有規定，所有正本都必須提交；保險單據上的币制應與信用證上的币制相一緻；包裝件數、唛頭等必須與發票和其他單據相一緻；運輸工具、起運地及目的地，都必須與信用證及其他單據相一緻；如轉運，保險期限必須包括全程運輸；除非信用證另有規定，保險單的簽發日期不得遲于運輸單據的簽發日期；除信用證另有規定，保險單據一般應作成可轉讓的形式，以受益人為投保人，由投保人背書。
4.運輸單據
運輸單據的類型須符合信用證的規定；起運地、轉運地、目的地須符合信用證的規定；裝運日期/出單日期須符合信用證的規定；收貨人和被通知人須符合信用證的規定；商品名稱可使用貨物的統稱。但不得與發票上貨物說明的寫法相抵觸；運費預付或運費到付須正确表明；正副本份數應符合信用證的要求；運輸單據上不應有不良批注；包裝件數須與其他單據相一緻；唛頭須與其他單據相一緻；全套正本都須蓋妥承運人的印章及簽發日期章；應加背書的運輸單據，須加背書。
5.其他單據如裝箱單、重量單、産地certificate、商檢certificate等，均須先與信用證的條款進行核對，再與其他有關單據核對，求得單、證一緻，單、單一緻。
6．常見差錯
彙票大、小寫金額打錯；彙票的付款人名稱、地址打錯；發票的擡頭人打錯；有關單據如彙票/發票/保險單等的币制名稱不一緻或不符合信用證的規定；發票上的貨物描述不符合信用證的規定；多裝或短裝；有關單據的類型不符合信用證要求；單單之間商品名稱/數量/件數/唛頭/毛淨重等不一緻；應提交的單據提交不全或份數不足；未按信用證要求對有關單據如發票/産地證等進行認證； 漏簽字或蓋章；彙票/運輸提單/保險單據上未按要求進行背書；逾期裝運；逾期交單。有問題單據的具體處理通過對有關單據的認真審核，對于有問題的單據可根據具體情況做如下處理：
對有問題的單據必須進行及時更正和修正。否則，将影響安全收彙。在規定的效期和交單期内，将有問題的單據全部改妥。有些單據由于種種原因不能按期更改或無法修改，可以向銀行出具一份保函（通常稱為擔保書），保函中交單人要求銀行向開證行寄單并承諾如果買方不接受單據或不付款，銀行有權收回已償付給交單人的款項。對此銀行方面可能會接受。不過最好不要這樣做。因為出具保函後，收不到貨款的風險依然存在。同時要承擔由此産生的其他費用。交單人向銀行出具保函一般應事先與客戶聯系并取得客人接受不符單據的确認文件。
請銀行向開證行拍發要求接受不符點并予付款的電傳（俗稱“打不符電”）。有關銀行在收到開證銀行的确認接受不符單據的電傳後再行寄送有關單據，收彙一般有保證，此種方式可以避免未經同意盲目寄單情況的發生。但要求開證行确認需要一定的時間同時要冒開證行不确認的風險并要承擔有關的電傳費用．改以托收方式。由于單據中存在不符點，原先信用證項下的銀行信用已經變為商業信用，如果客人信用較好且急需有關文件提取貨物，為減少一些中間環節可采用托收方式。
上述各項措施主要是從有效控制貨物所有權的前提下，以積極，穩妥的方式處理不符合有關規定的單據，避免貨款兩空情況的發生。因為隻要掌握了代表物權的運輸單據，買方就不能提取貨物的.如果買方仍然需要這批貨物，那麼買方也會接受有不符點的單據的。這裡必須切記的是，不符單據是有很大風險的，對不符單據的接受與否完全取決于買方
操作流程
承運人辦理的卸船單證：承運人的代理收到艙單、貨物積載圖、分艙單後向海關辦理船舶載貨入境手續，并向收貨人發出到貨通知書，同時将上述單證分送港口、理貨等單位；船舶抵港後，理貨公司憑艙單理貨，憑貨物積載圖指導卸貨，當貨物發生溢短或原殘時，編制貨物溢短單或貨物殘損單，經大副簽認後，提供有關單位。貨物由發貨人托運開始至收貨人提取貨物為止，幾種主要海運單證及其流轉程序如下：
裝船單證（由托運人辦理） 托運人填制托運聯單（包括托運單、裝貨單、收貨單等），由于這三個單證内容大緻相同，所以将它們合并成聯單，一次打印制成。托運單：托運單也是定倉委托書，内容有托運人、船名、目的港、貨名、标記及号碼、件數、重量等項。托運人憑此單向承運人的代理人辦理托運，代理人接受承運後，将承運的船名填入聯單内，留存托運單，其它聯退還托運人，托運人或其代理人憑以到海關辦理出口報關手續；海關同意放行後，即在裝貨單上蓋放行章，托運人或其代理人憑以向港口倉庫發貨或直接裝船；
然後将裝、收貨單送交理貨公司，船舶抵港後，憑此理貨裝船，每票貨物都裝上船後，大副留存裝貨單，簽署收貨單；理貨公司将收貨單退還托運人，托運人憑收貨單向代理人換取提單，托運人憑提單等到銀行辦理結彙，并将提單寄交收貨人。裝貨單：即承運人辦理的裝船單證。是船公司或其代理人在接受托運人提出托運申請後，發給托運人或貨運代理人的單證，承運人的代理人依據托運單填制裝貨清單和載貨清單，根據承運人的要求，依據裝貨清單編制貨物積載圖，船舶抵港後，送大副審核簽字後，船方留存一份，提供給代理人若幹份，轉寄承運人的卸貨港代理人；
編制分艙單；代理人根據裝船實際情況，修編載貨清單，經大副簽字後，向海關辦理船舶離境手續；依據載貨清單填制運費清單，寄往承運人的卸貨港代理人和船公司。2.卸船單證（由收貨人辦理) 收貨單：是貨物裝船後，承運船舶的大副簽發給托運人，表示已收到貨物并已裝船的貨物收據。收貨人收到正本提單後，向承運人的代理人換取提貨單；代理人簽發提貨單後，須保持正本提單、艙單和提貨單内容相一緻；收貨人憑提貨單向海關辦理放行手續後，再到港口倉庫或船邊提取貨物；貨物提清後，提貨單留存港口倉庫備查；收貨人實收貨物少于提單或發生殘損時，須索取貨物溢短單或貨物殘損單，并憑以通過代理人向承運人索賠。
