寫法
标題
函的标題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以隻由事由和文種構成。
正文
1、開頭。寫行文的緣由、背景和依據。
一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要叙述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
複函的開頭引用對方來文的标題及發文字号，有的複函還簡述來函的主題，這與批複的寫法基本相同。繼而，有的複函以“現将有關問題複函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答複意見。
2、主體。寫需要商洽、詢問、答複、聯系、請求批準或答複審批及告知的事項。
函，或去函和複函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜，則分條列項書寫。
3、如果行文隻是告知對方事項而不必對方回複，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方複函的，則用“盼複”、“望函複”、“請即複函”等語。請批函多以“請批準”、“請大力協助為盼”、“望能同意”、“望準予××是荷”等習慣用語收束。複函的結語常用“特此複函”、“特此回複”、“此複”等慣用語。也有的函不寫結語。
注意問題
1、注意批請函與請示的區别，向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答複請求審批事項，用審批函。
2、開門見山，直奔主題。無論去函還是複函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。
3、一文一函，簡潔明了。
4、語言要規範得體，并體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級别低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。複函，則态度要明朗，語言要準确，避免含糊籠統、猶豫不定。
舉例
例一
告知函
敬啟者：
我方三月十日緻貴方函諒悉，故在函曾中強調我方第816号單交貨之重要，務必将貨物于四月三十日前運達。
貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，别無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。
發函者
例二
告知函
敬啟者：
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物即于八至十天内制伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共和國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。
我方一接到貴方确認書後，信用證就已開出，而貨物即行啟運并将文件寄出，作為向銀行結帳任據。
敬上
發函者
