基本格式
标題
公文标題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文标題“三要素”。
如：《延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件标題中，“延華集團董事局”是發文機關，“關于表彰1997年度先進工作者”是發文事由，“通知”是公文種類。公文标題應當準确、簡要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。 用3号仿宋體于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發人”對稱。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類别代字組成。發文年度與發文順序号都隻能用阿拉伯數字，發文年度要用六角括号“〔〕”（word中插入特殊符号）而不能用中括号“[ ]”或圓括号“（）”，另外發文年度應标全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發文序号分年度從1号起，按公文簽發時間的先後依次編号，不能跳号，不留空号，不随意編号（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。标題位于紅色橫線下方空2行排印。用2号華文中宋體，居中排印。标題中除法規、規章名稱加書名号外，一般不用标點符号。
主送機關
上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般隻寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可采用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、标題之下、頂行寫。 在标題下空1行，左側頂格用3号仿宋體排印，回行時頂格，最後一個主送機關名稱之後用全角冒号。
正文
這是公文的主體，是叙述公文具體内容的，為公文最重要的部分。正文内容要求準确地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。 文中的結構層次序數應準确掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1．”，第四層 用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“1、”，即把小圓點寫成頓号。在正文層次不多的情況 下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。 在正文中，隻能用仿宋、小标宋、黑、楷4 種字體，均用3 号字。正文中隻有一級小标題的，小标題用黑體字排印；有兩級小标題的，第一級小标題用黑體字排印，第二級小标題用楷體字排印；有多級小标題的，第一級小标題用小标宋體字排印，第二級小标題用黑體字排印，第三級小标題用楷體字排印，第四級小标題用仿宋體排印。除小标題之外的正文文字，有雙文種的（既複合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。
發文機關
寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。
發文日期
公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日後考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。 一般以領導人最後簽發的日期為準，經會議讨論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字标注，“零”寫成“〇”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3号仿宋體排印。
主題詞
一般是将文件的核心内容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财務 管理 規定”等，詞組之間不使用标點符号，用醒目的黑體字标出，以便分類歸檔。般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方，“主題詞”用3号黑體字，居左頂格标注，後标全角冒号，主題詞詞目用3号小标宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。 第一個詞是标準用語,省裡通知有固定格式,最後一個詞是公文種類.
抄送單位
是指需要了解此公文内容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文内容（需要執行或知曉内容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規範化簡稱、統稱。 抄送機關名稱标注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3号仿宋體字左邊空1字排字，後标全角冒号。抄送機關名稱之間用頓号或逗号隔開，末尾用句号。一行不夠用二行,二行與冒号後對齊。
文件版頭
正式公文一般都有版頭，标明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。
公文編号
一般包括機關代字、年号、順序号。如：“國發〔1997〕5号”，代表的是國務院一九九七年第五号發文。“國發”是國務院的代字，“〔1997〕”是年号，（年号要使用方括号“〔〕”），“5号”是發文順序号。幾個機關聯合發文的，隻注明主辦機關的發文編号。編号的位置：凡有文件版頭的，放在标題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在标題下的右側方。編号的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代号使用。
簽發人
許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編号的右下方，字體較編号稍小。一般格式為“簽發人：×××”。
機密等級
機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分别注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文内容所涉及的機密程度來劃定，并據此确定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文标題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上号碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。
緊急程度
這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。标明緊急程度是為了引起特别注意，以保證公文的時效，确保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的标明，通常也是放在标題左上方的明顯處。
閱讀範圍
根據工作需要和機密程度，有些公文還要明确其發送和閱讀範圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特别規定閱讀範圍。
附件
這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之後 、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可隻寫“附件如文”或者隻寫“附件×件”
置于主件之後，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最後一行後空1行的左側空2個字，用3号仿宋體字排印“附件”2字後标全角冒号和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次标注序号。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序号後面用小圓點。 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3号黑體字排印“附件”2字及附件的順序号。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。拟寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要複寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。
印章
除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。
印制版記
由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3号仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期後接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發”2字。
公文格式的三要素：标題、正文、版記
特定格式
信函式格式
發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小标宋體字，字号由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的标識方法從本标準相應要素說明。
命令格式
命令标識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小标宋體字，字号由發文機關酌定。命令标識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中标識标識令号；令号下空2行标識正文；正文下一行右空4字标識簽發人簽名章，簽名章左空2字标識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應标識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字标識成文時間。分送機關标識方法同抄送機關。其他要素從本标準相關要素說明。
會議紀要格式
會議紀要标識由“×××××會議紀要”組成。其标識位置同8.1.4，用紅色小标宋體字，字号由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本标準相關要素說明。
用紙格式
采用國際标準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個字。 公文要雙面印刷。 公文頁碼用4号半角白體阿拉伯數字标注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4号一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。 公文裝訂與公文排印一緻，左側裝訂，不掉頁。
優秀公文
機關公文寫作技能大賽
為了迎接黨的十八大勝利召開，經中共中央國家機關工作委員會批準，中央國家機關工委統戰（群工）部、中央國家機關工會聯合會于2012年2月至5月期間，成功舉辦了“當好主力軍、建工十二五、迎接十八大”首屆中央國家機關公文寫作技能大賽。
公文寫作對于準确及時傳達黨中央的方針政策，傳播社會主義核心價值觀念，進一步落實科學發展觀，指導經濟社會健康可持續發展都起着“樞機”作用。中央國家機關的公文，凝聚着中央的精神，彙集着基層的智慧，連結着群衆的生活，隻有不斷提高公文寫作技能，才能開辟以文報國新境界。首屆中央國家機關公文寫作技能大賽的舉辦，被賦予了深入推動崗位建功、創先争優活動的新使命，被提到了機關黨建工作的重要位置，打開了機關工作創新的思路，在中央國家機關掀起了新一輪重視公文寫作、崇尚勞動的熱潮。
大賽得到了中央國家機關各部門主要領導和各級黨組織的高度重視，各級機關工會認真組織，廣大幹部職工熱情參與。經過兩個月的大賽征稿，共收到來自中央國家機關85個部（委、辦、局）公文作品4100多份，其中包括：1.請示報告；2.信息簡報；3.通知通報；4.決定決議；5.調研報告；6.計劃方案；7.領導講話；8.會議紀要；9.總結報告；10.指導意見；11.工作規劃；12.規章制度；13.公函便函；14.經驗材料；15.學習體會；16.賀辭賀信等，共計十六類。
中央機關公文選介紹
經評委會評審，按照16個類别的公文，每類評審出特等獎1篇，一等獎4篇，二等獎10篇，三等獎15篇，優秀獎若幹。現将這些優秀獲獎作品，由九州龍澤（北京）文化傳媒中心整理，并彙編成《中央國家機關優秀公文選》 ，交付國家行政學院出版社出版。
本書所選作品，都是中央國家機關公文的佳作，關乎着國家政治、經濟、社會和文化發展的戰略全局，凝聚着廣大公務員的政治智慧，代表着中央國家機關的業務水平，基本涵蓋了機關實際工作的所有文體。每篇作品後，均附有作者的創作經曆和心得體會，從中能看到公文寫作的思路、立意、技巧和方法，是目前國内最有權威、最全面的機關公文寫作内部參考資料，也是各級政府機關、黨群團體和企事業單位工作人員案頭必備的工具書。
本書實用性強，是機關公務人員急需的參考資料，現向全國各地圖書館推薦收藏。我們希望通過本書，讓廣大公務人員，在活生生的公文寫作案例中，受到激勵，受到啟發，踩着成功者的腳印，在服務人民、報效國家的道路上走得更快、走得更遠。
