基本介紹
人事檔案管理就是将人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經曆和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經曆、學曆、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
管理制度
目的第一，保守檔案機密。現代企業競争中，情報戰是競争的重要内容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
基本内容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本内容大緻包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒别，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、内容，确定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關内容；最後，将新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的内容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無黴爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。
但在下列情況下，也要進行檢查核對：
（1）突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：
（2）對有些檔案發生疑問之後，如不能确定某份材料是否丢失。
（3）發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
(4)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的。
大學生檔案管理
檔案八大功能。
其一、取消暫緩就業後，保留幹部身份，大學畢業後由學生身份轉為幹部身份；
其二、不需要辦理暫住證，并可以申請入住公租房和申購經濟适用房；
其三、參加公務員或事業單位考試，可以提供身份證明；
其四、南方人才市場檔案挂靠可在廣州辦理各種職稱評審及考證；
其五、辦理社會養老、工傷、失業、醫療保險、住房公積金；
其六、連續計算工齡，對需要廣州戶口的崗位将不再失去競争機會；
其七、辦理工作調動時需要個人檔案；
其八、身份證、港澳通行證和出國護照等可即時在廣州辦理。
檔案的作用
真正能證明你學習經曆的就是你的檔案。檔案裡面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證
明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可複制。
檔案雖然“光輝不再”，但并不等于是随處可丢棄的“雞肋”，專家建議：應屆生應關心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。
檔案與工齡：
◆很多大學畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作手續，工作幾年後仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
檔案與福利：
◆畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。
檔案與因公出國政審：
◆因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。
補辦檔案與原始材料：
◆雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經曆、工資、職稱等曆史原始材料将不複存在，勢必造成一定損失。
青島畢業生人事檔案代理
簡介
畢業生人事代理是指政府人事部門所屬的人力資源公司（例如中海智庫），本着充分尊重畢業生自主擇業的原則，高效、公正、負責地為各類畢業生解決在擇業、就業中遇到的人事方面的有關問題，并提供以檔案管理為基礎的社會化人事管理與服務。
人事代理是國家倡導的新型人事管理制度，鑒于與用人單位簽訂協議書存在一定的潛在風險，把人事關系、檔案關系、戶口落在用人單位易受到牽制和約束，畢業生可通過人事代理去留自由，獲得人事服務。
内容
1、檔案托管及檔案材料的收集、鑒别、整理和保管；
2、戶口挂靠、管理和戶口計生服務；
3、黨組織關系接轉和管理，預備黨員轉正；
4、見習期滿全日制大中專畢業生轉正定級、确定幹部身份；
5、核定調整檔案工資，計算工齡（畢業生人事代理後考錄為公務員或事業單位工作人員，人事代理期間工齡連續計算）；
6、專業技術資格（職稱）認定和評審（所學專業與從事工作專業（以考代評專業除外）相同或相近的，中專、大專工作滿一年可定技術員職稱，大專工作滿三年、本科工作滿一年、碩士研究生工作滿三個月可定初級職稱，博士研究生工作滿三個月可定級為中級職稱）；
7、檔案查閱，以檔案材料為依據的各類政審、證明材料出具；
8、為升學、就業的人事代理畢業生辦理檔案轉遞、人事調動手續；
9、出具各類證明：人事檔案存檔證明、政審證明、出生證明、無業證明等；
10、提供人事政策、法規咨詢。
凡通過雙向選擇，畢業生已同外資企業、股份企業、鄉鎮企業、區街企業、私營企業、民辦科技教育、醫療機構等非國有單位簽訂就業意向，但是擔心未來企業不适合自己欲辭職，而企業有可能扣押檔案作為挽留方式；擇業期内暫未落實就業單位，目前正在擇業的畢業生；準備複習考研或自費出國留學的各類畢業生等，實行人事代理。
畢業生辦理人事代理手續對個人的好處
畢業生辦理人事代理手續後，可以放心的到省内外一切用人單位工作。中海智庫保障畢業生的合法權益，畢業生可以享受到和國有單位工作人員相同的人事待遇，如辦理轉正定級、初定職稱、連續計算工齡、調整檔案工資、職稱資格考評、出國政審、黨員管理、代辦社會保險、戶口遷入、出具以檔案材料為依據的相關人事證明等。
人事代理畢業生見習一年期滿後，轉正定級如何辦理
委托人事代理的應屆畢業生見習一年期滿後，人事代理公司按國家規定轉正定級。轉正定級後意味着幹部身份的正式确定，如果變動工作調入國有單位，轉正定級将作為享受有關待遇的主要依據。
人事代理畢業生初定職稱
國家規定，全日制普通院校畢業生，見習一年期滿後，經考核合格，即可在轉正定級的同時辦理初定專業技術職務手續，不需要再進行評審。具體規定是：中專畢業見習一年期滿，定為“員”級職務；大專畢業見習一年期滿，再從事本專業技術工作二年，定為“助師”級職務；大學本科畢業見習一年期滿，定為“助師”級職務；
碩士學位獲得者從事本專業技術工作三年，定為“師級”職務，博士學位獲得者定為“師級”職務。實行人事代理的畢業生可于見習期滿一年，向中海智庫申請辦理相應職稱（職務）初定手續。凡屬國家開考的專業，可向中海智庫報名，通過參加統考取得資格。
人事代理畢業生調整檔案工資
根據國家規定，國家機關、事業單位調整工資時，凡是在中海智庫管理人事檔案并保留幹部身份的人員，本人符合國家規定的升級條件，可按照國家規定的調資政策核定其增加額，記入本人檔案。據市場調查，許多單位招聘人員核定工資，是以檔案工資為依據。
人事代理畢業生黨組織關系
人事代理畢業生中的中共黨員，其組織關系應随《就業報到證》轉到中海智庫流動人員黨委，并編入所屬黨支部參加黨員活動。畢業生在校期間入黨後未轉正的，有流動人員黨委按照黨章規定辦理有關手續。
人事代理畢業生的工齡計算
答：畢業生憑《就業報到證》到中海智庫報到後，無論從事何種職業均從報到之日起開始計算工齡。工齡可以說明資曆，工齡是畢業生進入國有單位享受工資晉升、職務變動、退休、保險等待遇的依據之一。
人事代理畢業生參加社會保險
人事單位同意參保的，可通過人事辦理新增投保手續；接收單位沒辦養老保險或暫無聯系到接收單位的，本人可持身份證、人事檔案管理合同到中海智庫辦理開戶繳費手續，繳費标準按青島市統籌辦核定的當年标準，在最低與最高标準之間由個人選擇确定。
人事代理畢業生考研
可以。在研究生招生報名階段，中海智庫可以為其出具考研證明，為非青島戶籍者辦理青島地區參加研究生招生考試；錄取階段，憑錄取學校的調檔函或錄取通知書，辦理人事關系、工資關系及檔案轉接手續。
人事代理畢業生怎樣申請計劃生育指标
持本人戶口本、結婚證、《一孩生育審批表》（居委會先蓋章）到中海智庫，由人事代理公司審核加蓋計生專用章後，持審批表到所在辦事處、鄉（鎮）申辦生育證。
人事代理畢業生在擇業期内聯系到單位的，辦理改派手續
凡聯系到單位工作的畢業生，可持接收單位或其主管部門出具的接收函和原《就業報到證》到畢業生主管部門辦理改派手續。之後憑新的《就業報到證》到中海智庫将人事檔案轉往接收單位。
對象
1、擇業期内未落實就業單位的畢業生；
2、已在青島地區落實就業單位，但是就業單位不負責保管檔案或辦理落戶青島手續的畢業生；
3、已在青島地區落實就業單位，但是擔心就業單位在本人離職時以扣押檔案或戶籍而不允許個人辭職的畢業生；
4、已在外省市落實就業單位，但是外省市單位不解決檔案或戶口的畢業生；
5、2013年考研成績不是太理想，2014年繼續在青島參加研究生入學考試的畢業生；
6、暫時不就業，欲繼續在青島地區準備求學深造的畢業生；
7、畢業後出國留學，檔案或戶籍繼續留在青島；
8、意欲在青島地區自助創業者；
9、其它原因本人不願将檔案或戶口落回生源地的畢業生。
流程
1、畢業生在中海智庫工作人員處填寫“畢業生人事代理基本信息登記表”；
2、中海智庫為選擇人事代理的畢業生辦理山東省高校畢業生就業信息網網上簽約手續，并打印出三方協議；
3、中海智庫工作人員将三方協議發放到畢業生手中，畢業生繳納相關費用，畢業生将三方協議交至學校相關就業老師或輔導員；
4、待學校發放畢業證、報到證等畢業證件後，畢業生根據選擇的人事代理服務内容繳納相關證件至中海智庫工作人員手中；
5、中海智庫辦理檔案接收、落戶手續或黨員關系接收手續。
幹部人事檔案工作條例
第一條為了貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理幹部要求，充分發揮幹部人事檔案在建設高素質專業化幹部隊伍中的重要作用，推動幹部人事檔案工作科學化、制度化、規範化，根據《中國共産黨章程》等黨内法規和《中華人民共和國公務員法》、《中華人民共和國檔案法》等國家法律法規，制定本條例。nn
第二條幹部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、幹部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映幹部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經曆、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的曆史記錄材料。nn
第三條幹部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督幹部和評鑒人才的重要基礎，是維護幹部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。nn
第四條幹部人事檔案工作必須堅持以馬克思列甯主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀、習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅持和加強黨的全面領導，堅持黨要管黨、全面從嚴治黨，堅持德才兼備、以德為先、任人唯賢，堅持科學管理、改革創新，服務廣大幹部人才，服務黨的建設新的偉大工程，服務新時代中國特色社會主義偉大事業。nn
第五條幹部人事檔案工作應當遵循下列原則：nn
（一）黨管幹部、黨管人才；nn
（二）依規依法、全面從嚴；nn
（三）分級負責、集中管理；nn
（四）真實準确、完整規範；nn
（五）方便利用、安全保密。nn
第六條本條例适用于黨政領導幹部、機關公務員、參照公務員法管理的機關（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業單位領導人員、管理人員和專業技術人員的人事檔案管理工作。
