功能用途
大緻可分為：文件輸入及處理設備、文件輸出設備、文件傳輸設備、文件整理設備等。每一類設備又都包括多種産品，以下列舉的隻是其中的主要設備或常用設備。
1.文件輸入及處理設備：計算機、文件處理機、打字機、掃描儀等。
2.文件輸出設備：可分為文件複制設備和文件打印設備，以及文件傳送設備。
3.文件複制設備包括：制版印刷一體化速印機和油印機、小膠印機、重氮複印機（曬圖機）、靜電複印機、數字式多功能一體機、數字印刷機、輕印刷機、噴墨複印機等。
4.文件打印設備包括：激光打印機、噴墨打印機、針式打印機和繪圖機等。
5.文件傳輸設備：傳真機、計算機、電傳機等。
6.文件儲存設備：縮微設備、硬盤、雲盤等。
7.文件整理設備：分頁機、裁切機、裝訂機、打孔機、折頁機、封裝機等。n
8.網絡設備：網絡适配器、路由器、交換機、調制解調器等。
9.溝通設備：座機電話、網絡電視會議軟件、電話會議等。
随着技術進步和由于辦公室工作細化而對産品不斷提出新的要求，各類新型辦公設備産品層出不窮，更新換代速度也越來越快。但是，大多數辦公設備屬于以機電為基礎的耐用設備，所以在各類辦公室中多種類型、多代設備同時服務于辦公的現象比較常見。
使用對象
可分為普通辦公設備和專業辦公設備。例如，幾乎在所有辦公室都能見到的傳真機、打印機、複印機等就是普通辦公設備。而郵局、銀行、金融、财務、鐵路、航空、建築工程等機構和部門使用的有特殊構造和要求的設備被稱為專業辦公設備。例如，各種非标準尺寸（紙張幅面）的票據打印機、POS機（可傳輸信息和打印票據）、貨币清分機、AMT及打印機等。
分類
根據國家統計局起草的國家質量監督檢疫檢驗總局批準發布的GB/T4754-2002《國民經濟行業分類》的規定，文化、辦公用機械制造包括六大項：4151電影機械、4152幻燈及投影設備、4153照相機及器材、4154複印和膠印、4155計算器及貨币專用設備、4159其他文化、辦公設備。其中4154、4155、4159中包括了上述狹義概念中的大多數産品。n
特征n
彩色化
越來越多的辦公文件是以圖文混排的方式進行排版的，且人們的視覺越來越挑剔，黑白的文件已無法滿足辦公需要。所以，彩色噴墨打印機、彩色激光打印機、彩色熱升華打印機、彩色數碼複印機在未來的二三年後必定會成為辦公文印市場的主角。n
多功能
如果一台辦公設備隻具有某一種功能，隻有一種情況，那就是使用者對這個功能的需求相當大，對其它的功能可以忽略，但人們都一台機器具有多種功能，已經是購買一台機器的最少要求，同時可以網絡打印、複印、傳真、電郵、掃描的機器越來越受顧客的喜愛。n
高速化
人們将會越來越珍惜時間，如果有大批量的印務，肯定會購買高速機器。并且要求首張複印或打印的速度在5秒之内，因為顧客沒有太多耐心。n
網絡化
人們越來越相信網絡，越來越依賴網絡，如果一台辦公設備不可以進行網絡傳輸，它的命運隻能是被淘汰。n
使用維護
辦公設備提倡主動維修，使機器的停機時間處于最小，從而獲得最佳使用效率和價值。
複印機、打印機、傳真機、證卡機等等……是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再将其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器内部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附着紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在隻會影響複印的質量。若放任不管，會增加機器的驅動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。
定期的維護保養，可以清除機器内部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善複印品質量，将可能發生的故障消滅在萌芽狀态，減少停機時間。
然而，辦公設備具有專業性和技術性，對維修技術要求很高，根據仁通科技的研究數據，84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。
n
節能理念
自從“低碳辦公”這個概念被提出，在打印領域裡，打印機廠商不斷推出新技術，在“節能”字眼上做文章，如省墨技術、雙面打印（省紙）、能耗的節省等等。對于辦公設備能耗的節省，一台打印機一年用多少電呢？一台數碼複合機一年的電費大約為1000元。
在打印辦公設備中，噴墨打印機是耗電量最小的，一般工作時功耗僅為15~20W，待機約為0.8W。相比之下，激光産品就屬于耗電大戶，普通的激光打印機工作時功耗在300~500W之間，待機約為3~5W，這樣的功耗大概噴墨産品的幾十倍左右。不過，在所有的辦公外設産品中，激光打印機還不算用電大戶，數碼複合機才是“老大”，理由是它集成了A3幅面的打印、複印、掃描單元，工作中的瞬時功率可達到1000W以上，普通數碼複合機功耗在1300~1600W。此外，具備傳真收發功能的産品需要長時間開機，電力消耗很高。
以一天工作2~3小時，待機6~8小時，關機13~16小時（72.7%的企業打印機不關機），一月22~24個工作日，一年12個月，每年一台打印機工作狀态時間為550小時左右，休眠或待機時間為1550小時，其餘時間處于關機狀态。以商業用電1元/千瓦來計算，噴墨打印機一年的工作電費不到100元，激光打印機一年工作電費大概也是200元左右。
照這樣的計算，打印機的确用電不多。但是對于一台數碼複合機來說就遠不止這個數目，按照以上的計算方法，一台數碼複合機一年的電費大約為1000元，一個月的電費是83元。我們也不能少看一年才1000元的電費。小數怕長計，時間一長，成本就很容易計算出來。以5年時間來計，一個數碼複合機就需要交5000元電費，這樣的費用就足可以重新購買一台新機。而且企業裡不僅隻有一台辦公産品，如果将幾台辦公産品5年的電費加起來，那也是一個相當大的數目。再從節能環保的角度來看，中國在登記的企業超過5000萬家，如果一家僅用一台辦公設備，那一年的能源消耗就是一個龐大的數據。
然而，辦公設備中耗電成本隻是辦公設備成本中很小的一部分，耗電成本占辦公設備總成本不到5%，根據仁通科技在其辦公外包服務中的研究數據：企業在使用辦公外包服務以後，其中辦公設備以及耗材的成本可以降低17%—30%，在一個40—60人的中小型企業中，可平均節約1.37個人力資源成本，辦公效率可以提高20%以上。可見，辦公外包（尤其辦公設備外包）的經濟效益非常巨大，這對于一個企業來講，是一組龐大和令人深思的的數字。
