分類
管理程序可分為一般管理程序和 例外管理程序兩大類。
一般管理程序
是長期管理經驗的科學總結，對提高管理效率有普遍的指導意義，管理者需要很好地學習掌握；
例外管理程序
是在特定環境和特定時期采用的 管理程序，它體現了管理者随機應變的管理 藝術，是一個管理者應該具有的素質。
質量管理
質量管理體系要求
範圍
1.1 總則
本标準為有下列需求的組織規定了質量管理體系要求：
a) 需要證實其有能力穩定地提供滿足顧客和适用的法律法規要求的産品；
b) 通過 體系的有效應用，包括體系 持續改進的過程以及保證符合 顧客與适用的法律法規要求，旨在增強顧客滿意。
注1：在本标準中，術語“産品”僅适用于
——預期提供給顧客或顧客所要求的産品；
——産品實現過程所産生的任何預期輸出。
注2：法律法規要求可稱作法定要求。
⒈2 應用
本标準規定的所有要求是通用的，旨在适用于各種類型、不同規模和提供不同産品的組織。
當本标準的任何要求由于組織及其産品的特點不适用時，可以考慮對其進行删減。
如果進行了删減，而且這些删減僅限于本标準第7章的要求，同時不影響組織提供滿足顧客和适用法律法規要求的産品的能力或責任，方可聲稱符合本标準。
規範性引用文件
下列文件中的條款通過本标準的引用而成為本标準的條款。凡是注日期的引用文件，其随後所有的修改單（不包括勘誤的内容）或修訂版均不适用于本标準，然而，鼓勵根據本标準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标準。
GB/T 19000-2008《質量管理體系基礎和術語（idt ISO9000:2005）》
術語和定義
本标準采用 GB/T19000中所确立的術語和定義。
本标準中所出現的術語“産品”，也可指“服務”。
質量管理體系
⒋1 總要求
組織應按本标準的要求建立質量管理體系，形成文件，加以實施和保持，并 持續改進其有效性。
組織應：
a) 确定質量管理體系所需的過程及其在整個組織中的應用（見1.2）；
b) 确定這些過程的順序和 相互作用；
c) 确定為确保這些過程的有效運作和控制所需的準則和方法；
d) 确保可以獲得必要的資源和信息，以支持這些過程的運作和監視；
e) 監視、測量（适用時）和分析這些過程；
f）實施必要的措施，以實現對這些過程所策劃的結果和對這些過程的持續改進。
組織應按本标準的要求管理這些過程。
針對組織所選擇的任何影響産品符合要求的 外包過程，組織應确保對其實施控制。對此類 外包過程控制的類型和程度應在質量管理體系中加以規定。
注1：上述質量管理體系所需的過程包括與管理活動、資源提供、産品實現和測量、分析和改進有關的過程。
注2： 外包過程是經組織識别為質量管理體系所需的，但選擇由組織的外部方實施的過程。
注3：确保對 外包過程的控制并不免除組織滿足顧客和法律法規要求的責任。對 外包過程控制的類型和程度可受下列因素影響：
外包過程對組織提供滿足要求的産品的能力的潛在影響；對外包過程控制的分擔程度；通過應用7.4條款實現所需控制的能力。
4.2文件要求
4.2.1 總則
質量管理體系文件應包括：
a) 形成文件的 質量方針和 質量目标；
b) 質量手冊；
c）本标準所要求的形成文件的 程序和記錄；
d) 組織确定的為确保其過程有效策劃、運作和控制所需的文件，包括記錄。
注1：本标準出現“形成文件的 程序”之處，即要求建立該 程序，形成文件，并加以實施和保持。一個文件可包括一個或多個 程序的要求。一個形成文件的 程序的要求可以被包含在多個文件中。
注2：不同組織的質量管理體系文件的多少與詳略程度取決于：
a) 組織的規模和活動的類型；
b) 過程及其相互作用的複雜程度；
c) 人員的能力。
注3：文件可采用任何形式或類型的媒體。
⒋2.2 質量手冊
組織應編制和保持 質量手冊，質量手冊包括：
a) 質量管理體系的範圍，包括任何删減的細節與理由（見1.2）；
b) 為質量管理體系建立的形成文件的 程序或對其引用；
c) 質量管理體系過程之間的相互作用的表述。
⒋2.3 文件控制
質量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據4.2.4的要求進行控制。
應編制形成文件的 程序，以規定以下方面所需的控制：
文件發布前得到批準，以确保文件是充分與适宜的；為文件的充分性與适宜性，在文件發布前進行批準。必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；确保文件的更改和現行修訂狀态得到識别；确保在使用處可獲得有關版本的适用文件；确保文件保持清晰、易于識别；确保組織所确定的策劃和運行質量管理體系所需的外來文件得到識别，并控制其分發；防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行适當的标識。
4.2.4 記錄的控制
為符合要求和質量管理體系有效運行提供證據而建立的記錄，應予以控制。
組織應編制形成文件的 程序，以規定記錄的标識、貯存、保護、檢索、保存和處置所需的控制。
記錄應保持清晰、易于識别和檢索。
管理職責
5.1管理承諾
最高管理者應通過以下活動，對其建立、實施質量管理體系并 持續改進其有效性的承諾提供證據：
a) 向組織傳達滿足顧客和法律法規要求的重要性；
b) 制定 質量方針；
c) 确保質量目标的制定；
d) 進行 管理評審；
e) 确保資源的獲得。
5.2以顧客為關注焦點
最高管理者應以增強 顧客滿意為目的，确保顧客的要求得到确定并予以滿足（見7.2.1和8.2.1）。
5.3 質量方針
最高管理者應确保 質量方針：
a) 與組織的宗旨相适應；
b) 包括對滿足要求和 持續改進質量管理體系有效性的承諾；
c) 提供制定和評審 質量目标的框架；
d) 在組織内得到溝通和理解；
e) 在持續适宜性方面得到評審。
5.4 策劃
5.4.1質量目标
最高管理者應确保在組織的相關職能和層次上建立 質量目标，質量目标包括滿足産品要求所需的内容（見7.1 a））。 質量目标應是可測量的，并與 質量方針保持一緻。
5.4.2 質量管理體系策劃
最高管理者應确保：
a) 對質量管理體系進行策劃，以滿足 質量目标以及4.1的要求。
b) 在對質量管理體系的變更進行策劃和實施時，保持質量管理體系的完整性。
5.5 職責、權限和溝通
5.5.1職責和權限
最高管理者應确保組織内的職責、權限得到規定和溝通。
5.5.2管理者代表
最高管理者應指定一名本組織的管理者，無論該成員在其他方面的職責如何，應具有以下方面的職責和權限：
确保質量管理體系所需的過程得到建立 、實施和保持；向最高管理者報告質量管理體系的 業績和任何改進的需求；确保在整個組織内提高滿足顧客要求的意識。注： 管理者代表的職責可包括與質量管理體系有關事宜的外部聯絡。
5.5.3内部溝通
最高管理者應确保在組織内建立适當的 溝通過程，并确保對質量管理體系的有效性進行溝通。
5.6管理評審
5.6.1總則
最高管理者應按策劃的時間間隔評審質量管理體系，以确保其持續的适宜性、充分性和有效性。評審應包括評價質量管理體系改進的機會和變更的需要，包括 質量方針和質量目标。
應保持管理評審的記錄（見4.2.4） 。
5.6.2評審輸入
管理評審的輸入應包括以下方面的信息：
審核結果；顧客反饋；過程的業績和産品的符合性；預防和 糾正措施的狀況；以往 管理評審的跟蹤措施；可能影響質量管理體系的變更；改進的建議 。5.6.3評審輸出
管理評審的輸出應包括與以下方面有關的任何決定和措施：
質量管理體系及其過程有效性的改進；與顧客要求有關的産品的改進；資源需求。
資源管理
6.1 資源的提供
組織應确定并提供以下方面所需的資源：
實施、保持質量管理體系并持續改進其有效性；通過滿足 顧客要求，增強顧客滿意。
6.2 人力資源
6.2.1總則
基于适當的教育、 培訓、技能和經驗，從事影響産品與要求的符合性工作的人員應是能夠勝任的。
注：在質量管理體系中承擔任何任務的人員都可能直接或間接地影響産品與要求的符合性。
6.2.2能力、培訓和意識組織應：
a) 确定從事影響産品與要求的符合性工作的人員所必要的能力；
b) 适用時，提供 培訓或采取其他措施以獲得所需的能力；
c) 評價所采取措施的有效性；
d) 确保組織的人員認識到所從事活動的相關性和重要性，以及如何為實現 質量目标作出貢獻；
e) 保持教育、 培訓、技能和經驗的适當記錄（見4.2.4）。
6.3 基礎設施
組織應确定、提供并維護為達到産品符合要求所需的基礎設施。适用時，基礎設施包括：
建築物、工作場所和相關的設施；過程設備（硬件和 軟件）；支持性服務（如運輸、通訊或信息系統）。6.4 工作環境
組織應确定和管理為達到産品符合要求所需的工作環境。
注：術語“工作環境”是指工作時所處的條件，包括物理的、環境的和其他因素（如噪音、溫度、濕度、照明或天氣）。
産品實現
7.1産品實現的策劃
組織應策劃和 開發産品實現所需的過程。産品實現的策劃應與質量管理體系其他過程的要求相一緻（見4.1）。
在對産品實現進行策劃時，組織應确定以下方面的适當内容：
産品的 質量目标和要求；針對産品确定過程、文件和資源的需求；産品所要求的驗證 、确認 、監視、測量、檢驗和試驗活動，以及産品接收準則；為實現過程及其産品滿足要求提供證據所需的記錄（見4.2.4）。策劃的輸出形式應适于組織的運作方式。
注：
1：對應用于特定産品、項目或合同的質量管理體系的過程（包括産品實現過程）和資源作出規定的文件可稱之為 質量計劃。
2：組織也可将顧客的要求應用于産品實現過程的開發。
7.2 與顧客有關的過程
7.2.1 與産品有關的要求的确定
組織應确定：
顧客規定的要求，包括對交付及交付後活動的要求；顧客雖然沒有明示，但規定的用途或已知的預期用途所必需的要求；适用于産品的法律法規要求；組織認為必要的任何附加要求。注：交付後活動包括諸如擔保條件下的措施、合同規定的維護服務、附加服務（回收或最終處置）等。
7.2.2與産品有關的要求的評審
組織應評審與産品有關的要求。評審應在組織向 顧客作出提供産品的承諾之前進行（如：提交标書、接受合同或訂單及接受合同或訂單的更改），并應确保：
産品要求得到規定；與以前表述不一緻的合同或 訂單的要求已予解決；組織有能力滿足規定的要求。評審結果及評審所引起的措施的記錄應予保持（見4.2.4）。
若 顧客提供的要求沒有形成文件，組織在接收顧客要求前應對顧客要求進行确認。
若産品要求發生變更，組織應确保相關文件得到修改，并确保相關人員知道已變更的要求。
注：在某些情況中，如網上銷售，對每一個 訂單進行正式的評審可能是不實際的。而代之對有關的産品信息，如産品目錄、産品廣告内容等進行評審。
7.2.3顧客溝通
組織應對以下有關方面确定并實施與顧客溝通的有效安排：
産品信息；問詢、合同或訂單的處理，包括對其的修改； 顧客反饋，包括顧客抱怨。7.3 設計和開發
7.3.1設計和開發策劃
組織應對産品的設計和開發進行策劃和控制。
在進行設計和開發策劃時，組織應确定：
設計和開發階段；适于每個設計和開發階段的評審、驗證和确認活動；設計和開發的職責和權限。 組織應對參與設計和開發的不同小組之間的接口實施管理，以确保有效的溝通，并明确職責分工。
根據設計和開發的進展，在适當時，策劃的輸出應予以更新。
注：設計和開發評審、驗證和确認具有不同的目的。根據産品和組織的具體情況，可以單獨或任意組合的形式進行并記錄。
7.3.3 設計和開發輸入
應确定與産品要求有關的輸入，并保持記錄（見4.2.4）。這些輸入應包括：
功能和性能要求；适用的法律法規要求；适用時，以前類似設計提供的信息；設計和開發所必需的其他要求。應對設計和開發輸入進行評審，以确保其充分性與适宜性。要求應完整、清楚，并且不能自相矛盾。
7.3.3設計和開發輸出
設計和開發輸出的方式應适合于針對設計和開發的輸入進行驗證，并應在放行前得到批準。
設計和開發輸出應：
滿足設計和開發輸入的要求；給出采購、生産和服務提供的适當信息；包含或引用産品接收準則；規定對産品的安全和正常使用所必需的産品特性。注：生産和服務提供的信息可能包括産品防護的細節。
7.3.4設計和開發評審
在适宜的階段，應依據所策劃的安排（見7.3.1）對設計和開發進行系統的評審，以便：
評價設計和開發的結果滿足要求的能力；識别任何問題并提出必要的措施。評審的參加者應包括與所評審的設計和開發階段有關的職能的代表。評審結果及任何必要措施的記錄應予保持（見4.2.4）。
7.3.5設計和開發驗證
為确保設計和開發輸出滿足輸入的要求，應依據所策劃的安排（見7.3.1）對設計和開發進行驗證。驗證結果及任何必要措施的記錄應予保持（見4.2.4）。
7.3.6設計和開發确認
為确保産品能夠滿足規定的使用要求或已知的預期用途的要求，應依據所策劃的安排（見7.3.1）對設計和開發進行确認。隻要可行，确認應 在産品交付或實施之前完成。确認結果及任何必要措施的記錄應予保持（見4.2.4）。
7.3.7 設計和開發更改的控制
應識别設計和開發的更改 ，并保持記錄。在适當時，應對設計和開發的更改進行評審、驗證和确認，并在實施前得到批準。設計和開發更改的評審應包括評價更改對産品組成部分和已交付産品的影響。
更改評審結果及任何必要措施的記錄應予保持（見4.2.4）。
7.4.1采購過程
組織應确保采購的産品符合規定的采購要求。對 供方及采購的 産品控制的類型和程度應取決于采購的産品對随後的産品實現或最終産品的影響。
組織應根據 供方按組織的要求提供産品的能力評價和選擇供方。應制定選擇、評價和重新評價的準則。評價結果及評價所引起的任何必要措施的記錄應予保持（見4.2.4）。
7.4.2采購信息
采購信息應表述拟采購的産品，适當時包括：
a) 産品、 程序、過程和設備的批準要求：
b) 人員資格的要求；
c) 質量管理體系的要求。
在與 供方溝通前，組織應确保規定的采購要求是充分與适宜的。
7.4.3 采購産品的驗證
組織應确定并實施檢驗或其他必要的活動，以确保采購的産品滿足規定的采購要求。
當組織或其顧客拟在 供方的現場實施驗證時，組織應在采購信息中對拟驗證的安排和産品放行的方法作出規定。
7.5 生産和服務提供
7.5.1 生産和服務提供的控制
組織應策劃并在受控條件下進行生産和服務提供。适用時，受控條件應包括：
獲得表述産品特性的信息；必要時，獲得 作業指導書；使用适宜的設備；獲得和使用監視和測量設備；實施監視和測量；産品放行、交付和交付後活動的實施。
7.5.2 生産和服務提供的過程确認
當生産和服務提供的過程輸出不能由後續的監視或測量加以驗證，緻使問題 在産品投入使用後或服務已交付後才顯現時，組織應對任何這樣的過程實施确認。
确認應證實這些過程實現所策劃的結果的能力。
組織應規定确認這些過程的安排，适用時包括：
為過程的評審和批準所規定的準則；設備的認可和人員資格的鑒定；使用特定的方法和 程序；記錄的要求（見4.2.4）；再确認。
7.5.3 标識和可追溯性
适當時，組織應 在産品實現的全過程中使用适宜的方法識别産品。
組織應 在産品實現的全過程中，針對監視和測量要求識别産品的狀态。
在有可追溯性要求的場合，組織應控制産品的唯一性标識，并保持記錄（見4.2.4）。
注：在某些行業， 技術狀态管理是保持标識和可追溯性的一種方法。
7.5.4 顧客财産
組織應愛護在 組織控制下或組織使用的顧客财産。組織應識别、驗證、保護和維護供其使用或構成産品一部分的顧客财産。若顧客财産發生丢失、損壞或發現不适用的情況時，組織應報告顧客，并保持記錄（見4.2.4）。
注：顧客财産可包括知識産權和個人信息。
7.5.5 産品防護
組織應在内部處理和交付到預定的地點期間對産品提供防護，以保持與要求的符合性。适用時，這種防護應包括标識、搬運、包裝、貯存和保護。
防護也應适用于産品的組成部分。
7.6 監視和測量設備的控制
組織應确定需實施的監視和測量以及所需的監視和測量設備，為産品符合确定的要求提供證據。
組織應建立過程，以确保監視和測量活動可行并以與監視和測量的要求相一緻的方式實施。
當有必要确保結果有效的場合時，測量設備應：
對照能溯源到國際或國家标準的測量标準，按照規定的時間間隔或在使用前進行校準和（或）驗證。當不存在上述标準時，應記錄校準或檢定的依據；（見4.2.4）必要時進行調整或再調整；能夠識别，以确定其校準狀态；防止可能使測量結果失效的調整；在搬運、維護和貯存期間防止損壞或失效；此外，當發現設備不符合要求時，組織應對以往測量結果的有效性進行評價和記錄。組織應對該設備和任何受影響的産品采取适當的措施。
校準和驗證結果的記錄應予保持（見4.2.4）。
當計算機 軟件用于規定要求的監視和測量時，應确認其滿足預期用途的能力。确認應在初次使用前進行，并在必要時予以重新确認。
注：确認計算機 軟件滿足預期用途能力的典型方法包括驗證和保持其适用性的配置管理（ 技術狀态管理）。
測量、分析和改進
8.1 總則
組織應策劃并實施以下方面所需的監視、測量、分析和改進過程：
a) 證實與産品要求的符合性；
b) 确保質量管理體系的符合性；
c) 持續改進質量管理體系的有效性。
這應包括對 統計技術在内的适用方法及其應用程度的确定。
8.2 監視和測量
8.2.1 顧客滿意
作為對質量管理體系業績的一種測量，組織應監視 顧客關于組織是否滿足其要求的感受的相關信息，并确定獲取和利用這種信息的方法。
注：監視 顧客感受可以包括從諸如顧客滿意調查、來自顧客的關于交付産品質量方面數據、用戶意見調查、業務損失分析、顧客贊揚、擔保索賠、經銷商報告之類的來源獲得輸入。
8.2.2内部審核
組織應按策劃的時間間隔進行 内部審核，以确定質量管理體系是否：
符合策劃的安排（見7.1）、本标準的要求以及組織所确定的質量管理體系的要求；
得到有效實施與保持。
考慮拟審核的過程和區域的狀況和重要性以及以往審核的結果，組織應對審核方案進行策劃。應規定審核的準則、範圍、頻次和方法。 審核員的選擇和審核的實施應确保審核過程的客觀性和公正性。 審核員不應審核自己的工作。
應編制形成文件的程序，以規定審核的策劃、實施以及形成記錄和報告結果的職責和要求。
應保持審核及其結果的記錄（見4.2.4）
負責受審區域的管理者應确保及時采取必要的糾正和 糾正措施，以消除所發現的不合格及其原因。跟蹤活動應包括對所采取措施的驗證和驗證結果的報告（見8.5.2）。
注：作為指南， 參見GB/T 19011。
8.2.3 過程的監視和測量
組織應采用适宜的方法對質量管理體系過程進行監視，并在适用時進行測量。這些方法應證實過程實現所策劃的結果的能力。當未能達到所策劃的結果時，應采取适當的糾正和糾正措施。
注：當确定适宜的方法時，建議組織就這些過程對産品要求的符合性和質量管理體系有效性的影響，考慮監視和測量的類型與程度。
8.2.4 産品的監視和測量
組織應對産品的特性進行監視和測量，以驗證産品要求已得到滿足。這種監視和測量應依據所策劃的安排（見7.1） 在産品實現過程的适當階段進行。應保持符合接收準則的證據。
記錄應指明有權放行産品以交付給顧客的人員（見4.2.4）。
除非得到有關授權人員的批準，适用時得到 顧客的批準，否則在策劃的安排（見7.1）已圓滿完成之前，不應向顧客放行産品和交付服務。
8.3 不合格品控制
組織應确保不符合産品要求的産品得到識别和控制，以防止其非預期的使用或交付。應編制形成文件的程序，以規定不合格品控制以及不合格品處置的有關職責和權限。
适用時，組織應通過下列一種或幾種途徑，處置不合格品：
采取措施，消除發現的不合格；經有關授權人員批準，适用時經顧客批準，讓步使用、放行或接收不合格品；采取措施，防止其原預期的使用或應用；當在交付或開始使用後發現産品不合格時，組織應采取與不合格的影響或潛在影響的程度相适應的措施。 應對糾正後的産品再次進行驗證，以證實符合要求。
應保持不合格的性質以及随後所采取的任何措施的記錄，包括所批準的讓步的記錄（4.2.4）。
8.4數據分析
組織應确定、收集和分析适當的數據，以證實質量管理體系的适宜性和有效性，并評價在何處可以 持續改進質量管理體系的有效性。這應包括來自監視和測量的結果以及其他有關來源的數據。
數據分析應提供有關以下方面的信息：
顧客滿意（見8.2.1）；與産品要求的符合性（見8.2.4）；過程和産品的特性及趨勢，包括采取預防措施的機會（見8.2.3和8.2.4）；供方（見7.4）。
8.5 改進
8.5.1 持續改進
組織應利用 質量方針、 質量目标、審核結果、數據分析、糾正和預防措施以及 管理評審，持續改進質量管理體系的有效性。
8.5.2 糾正措施
組織應采取措施，以消除不合格的原因，防止不合格的再發生。 糾正措施應與所遇到不合格的影響程度相适應。
應編制形成文件的程序，以規定以下方面的要求：
評審不合格（包括 顧客抱怨）；确定不合格的原因；評價确保不合格不再發生的措施的需求；确定和實施所需的措施；記錄所采取措施的結果（見4.2.4）；評審所采取的 糾正措施的有效性。8.5.3預防措施
組織應确定措施，以消除潛在不合格的原因，防止不合格的發生。預防措施應與潛在問題的影響程度相适應。
應編制形成文件的程序，以規定以下方面的要求：
确定潛在不合格及其原因；評價防止不合格發生的措施的需求；确定并實施所需的措施；記錄所采取措施的結果（見4.2.4）；評審所采取的預防措施的有效性。
軟件管理
對于大型的 軟件産品，尤其後台服務軟件，為方便用戶更改使用會提供相應的 管理軟件，也稱 管理程序。例如數據庫的網絡客戶端用于方便的訪問數據或更改配置；打印機的網絡客戶端可以使用戶遠程使用打印機；監控系統則更需要專業的 管理程序整合軟硬件相關設備等。也就是管理設備的 程序。
高效
一體化的年度規劃 流程日常管理流程 業務流程 高層決策 體系信息技術需求。
文件管理
目的
對與公司質量/環境體系有關的文件和資料進行控制，确保各相關場所及時得到并使用文件的現行有效版本。
範圍
适用于質量/環境體系有關的文件控制。
職責
3.1 總經理負責批準發布質量 環境管理手冊和質量環境 程序文件。
3.2 管理者代表負責審核質量環境管理手冊及質量環境 程序文件。
3.3 行政專員負責編制公司管理制度；體系維護專員負責組織編制質量環境管理手冊、 程序文件，編制《 受控文件清單》，并及時更新，負責各類體系文件的歸口複制、發放、回收、銷毀和歸檔管理。
3.4 品管部負責組織編制工藝、技術文件和各類 作業指導書，并經 管理者代表審核。
3.5 各部門負責控制本部門适用的有關文件，同時報體系維護專員備案。
3.6 各部門負責人負責屬本部門适用文件的簽收和貫徹實施，編制本部門适用的《受控文件清單》。
程序
4.1 文件分類
4.1.1 質量環境管理手冊；
4.1.2 質量環境 程序文件；
4.1.3 作業指導書；
4.1.4 技術文件：QC工程圖、化驗标準、 工藝标準；
4.1.5 管理制度、管理職責；
4.1.6 記錄表式及外來文件或資料（如國家或地方法律、法規和其它要求等）
4.1.7 外來文件包括适用的産品标準、法律法規等文件。
4.2 文件的編制與批準
文件應按其使用範圍和性質，由其相應的管理者審批後生效。審批人應就文件的充分性和适宜性進行評價，如文件的功能、便于使用、所需資源、方針和目标、與管理知識相關的當前和未來的要求、文件體系的水平縱向對比、公司與 顧客、 供方和它相關方的接口等等。必要時，可采用會簽或會議方式予以溝通，确保文件的使用者都能理解和得到相應的文件。
4.2.1 文件審批和發布權限（一覽表）
4.2.2 其它需以公司名義發布的文件的審批權限由體系維護專員确定。各部門自行發布的非質量/環境體系有關文件由各部門領導審批，但應報行政專員備案。
4.3 文件編号按 《文件編号規定》的有關規定執行。
4.4 文件的發放和領用
4.4.1 文件發放前，由分發部門視發放對象和目的，分受控文件和非受控文件。受控文件應加蓋紅色“受控”印章，并注明分發序号後發放。文件領用人應在《文件發放/回收登記表》上簽收。
4.4.2 各部門應宣傳貫徹或傳閱受控文件的内容，及時使有關人員了解文件内容。
4.4.3 文件因破損嚴重影響使用時，使用者應向發放部門辦理更換手續，交出破損文件，換發新的文件。
4.4.4 受控文件不得随意自行複印。文件因丢失或其它原因（如提供給顧客、 供應商、認證、咨詢機構）而需申請領用時，由申請人填寫發放記錄，發放部門核準後發放；提供給顧客等相關方的文件，不加蓋“受控”印章，不做更改（換）控制，但必須做好發放記錄。
4.4.5 受控文件的使用人因工作崗位變動時，其使用文件按如下方式管理：
a) 在該公司調動到性質相同的崗位，保留原使用文件；
b) 調出該公司或調到與原崗位無關的崗位時，原使用文件由發放部門收回或作出相應的調整。
4.5 文件的使用
4.5.1 所有場所使用的有關文件應是現行有效的版本。
4.5.2 所有文件使用人應經常查閱《受控文件清單》和本部門适用的《受控文件清單》，了解文件的現行修訂狀态。
4.6 文件的更改
文件更改時，由更改申請者填寫《文件更改/廢止申請單》，按原審批 程序批準後進行更改，并将更改後的正稿及相應的文件交至發放 部門，由發放部門按原發放單位進行發放，同時收回相應的作廢文件并在《文件發放/回收登記表》上作相應的記錄。
4.7 文件的管理
4.7.1 該公司的文件以書面形式為準。
4.7.2 任何人不得在受控文件上亂塗亂畫亂改，不準私自外借，确保文件的清晰、整潔和完好。
4.7.3 當組織機構、職責和權限調整，文件控制部門應組織對文件适宜性的評審，确定是否修訂，修訂文件應重新履行審批。
4.7.4 與質量/環境體系相關的文件都必須分類存放在幹燥、安全的地方。
4.7.5 各部門文件由本部門負責人保管，體系維護專員每季對各部門文件保管情況進行檢查。
4.7.6 對受控文件，各部門負責人應及時填寫本部門的适用《受控文件清單》，并及時按需更新。
4.7.7 體系維護專員彙總填寫《受控文件清單》，并及時按需更新。
4.8 文件的作廢與銷毀
4.8.1 所有失效或作廢文件由原拟制部門通知發放部門，發放部門文件管理員按原發放清單逐一收回并記錄于《文件發放/回收登記表》。
4.8.2 作廢文件的原稿上加蓋“作廢”印章，保存于發放部門，不作銷毀，其餘副本作廢文件，由發放部門填寫《文件更改/廢止申請單》，經由原文件批準部門批準後，作統一銷毀處理。
4.8.3 作業現場不準保留“作廢”文件。其餘留用的作廢文件，經文件管理部門負責人批準後，由文件管理人員加蓋“作廢”印章後方可保存參考。
4.9 外來文件的管理
4.9.1 收到外來文件的部門，需識别其适用性，并控制分發，以确保其有效性。
4.9.2 體系維護專員負責收集質量/環境适用法律、法規與其它要求的最新版本，統一編号，加蓋“外來文件”印章，分發到相關部門使用，并把舊标準收回。
4.9.3 各部門要把與質量/環境體系有關的外來文件填入本部門适用的《受控文件清單》裡。
4.10 文件歸檔。
需要歸檔的文件，由檔案室按《記錄 管理程序》有關要求，進行分類、編目、歸檔。
4.11 作為原始記錄的文件應執行《記錄 管理程序》。
相關文件
5.1 《記錄 管理程序》
5.2 《文件編号規定》
記錄
6.1 《受控文件清單》
6.2 《文件發放/回收登記表》
6.3 《文件更改/廢止申請單》
印章
7.1 受控文件章
7.2 非受控文件章
7.3 外來文件章
7.4 作廢文件章
7.5 存檔文件章
