特點
會計檔案的特點是工作量大、面廣、專業性強。會計檔案是原始性憑證和直接性憑證。它記時記事真實，有的時候不需要借助其它任何材料就能直接說明問題，通過充分的、系統的、全面的利用會計檔案材料，全面衡量經濟發展的趨勢，更好地制定工作計劃和對将來的工作進行科學預測。
會計檔案在單位正常的工作、生産和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要是：
(一)會計檔案可以為制定經濟計劃、進行可行性研究、科學的經濟決策提供各種有用信息，為研究指導國家經濟建設提供可靠數據和可比性資料。
(二)會計檔案對保護國家财産，監督國家财務制度和财經紀律的執行情況，打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風，有着重要的作用。
(三)會計檔案是管理經濟活動的曆史真實記錄，是研究社會經濟文化、經濟發展規律的可靠史料。
(四)會計檔案是機關工作、企業管理的必要手段和工具，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。
概念
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要曆史資料和證據。《規範》第四十五條對會計檔案管理問題作出了規定。
定義
會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和财務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。
《會計法》規定的具體要求是：1．各單位對會計憑證、會計賬簿、财務會計報告和其他會計資料應當建立檔案。會計檔案是在會計核算活動中形成的，其産生的直接目的和主要原因是作為一種核算的手段，是為了處理某些會計事項的需要。同時，作為會計信息載體的會計憑證、會計賬簿、财務會計報告等，不是随意保留下來就可以作為會計檔案，而是必須按照一定的程序集中保管起來，才會形成會計檔案。所以會計法規定各單位應當建立會計檔案。2．各單位應當對會計檔案妥善保管。各單位形成的會計檔案，應當由财務會計部門按照歸檔的要求；負責整理立卷或裝訂成冊，并按照規定移交檔案部門管理。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個别需要拆封重新整理的，應當會同原财務會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
立卷歸檔
1、各單位對曆年來形成和積累的會計檔案，應由财務會計部門按照要求負責整理立卷、歸檔，檔案業務部門給予協助，分别按會計憑證、會計帳簿、會計報表及其保管期限裝訂成冊，按年度分冊編制會計檔案案卷目錄，并由經辦人簽名蓋章，确保會計檔案資料完整無缺。
2、會計部門或經辦的會計人員，年度結束後，即應整理、立卷、歸檔。
3、會計檔案分類要按照會計檔案形成規律和本身的特點，結合本單位實際情況，采取以下方法。
一是按年度— — 名稱分類法。即把一年度形成的會計檔案按報表、帳簿、憑證分成三大類，然後分别組成保管單位案卷
1、這種方法适用于會計檔案較少的單位。
2、按年度—— 保管期限分類法。即把一個年度形成的會計檔案按保管期限分開，然後再按報表、帳簿、憑證分别組成案卷，這種方法一般适用于會計檔案數量較多的單位。
3、有幾種不同性質的會計檔案的單位可采取年度—— 性質分類法。把一個年度的會計檔案先按不同性質分開，然後再按報表、帳簿、憑證分别組成案卷。
4、對會計憑證、帳簿、報表，應根據時間順序、種類、保管期限進行整理裝訂。裝訂時清除金屬物，填寫單位名稱，種類名稱，年度、類别、頁數、冊數，并注明卷(冊)号和保管期限。會計檔案案卷的卷(冊)号和保管期限，會計檔案案卷的排列，可按照單位會計檔案的分類情況和保管期限确定。
5、會計檔案定期向本單位綜合檔案室移交。會計部門或會計人員除當年仍在記錄的以外，一般不得自行保存會計檔案。應編制會計檔案移交清冊，對會計檔案的數量、年代、完整程度和利用價值情況附必要的說明。移交時，交接雙方要逐一清點核對，以分清責任和防止差錯，确保一個單位案卷編号不亂，簡單明了，正确、完整、清楚。
6、填寫會計檔案目錄要認真。會計憑征票據多，内容複雜，隻需填寫會計檔案目錄，不抄卷内目錄。
7、編号排列要合理。會計憑證的編号排列要從實際情況出發。如果一年中形成的會計憑證數量較多，可用小流水号方法按年度進行排列編号。
管理利用
l、建立健全會計檔案人員崗位責任制，不斷完善會計制度法制化，維護會計檔案的完整與安全。
2、會計檔案要設專室、專櫃、專人進行管理。要進行系統的會計檔案分類、編号、排列、上架，為利用提供方便。
3、各單位的會計檔案必須根據标準化、規範化、科學化的要求進行管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。會計檔案存放的庫房和裝具，嬰符合防火、防盜、防塵、防蟲、防潮、防高溫要求，嚴格執行安全和保密制度，要建立定期檢查制度，嚴防毀損、散失、洩密。
4、撤銷、合并、破産倒閉單位和建設單位完工後停建的會計檔案，應随同單位的全部檔案在規定時間内一并移交相應檔案館保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名蓋章。
5、各單位保存的會計檔案應積極為本單位或外單位提供利用。本單位内部查閱會計檔案，須經主管會計工作的負責同志批準，外單位查閱會計檔案，要持有單位正式介紹信，并經本單位主管會計工作的負責同志批準．才能查閱。
6、查閱會計檔案的人員必須愛護檔案，不準在檔案材料上塗改或作其它标記，更不得抽撤、更換案卷任何材料。需要複印、複制、摘抄的會計檔案，須經檔案保管人員審查、簽字，并經單位主管會計的負責同志審閱批準，才能交給需要的單位或個人。所有會計檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報經上級主管部門批準，但不得拆散原卷冊并應按限歸還，借出和歸還時都要認真檢查核對。
鑒定銷毀
l、各單位應定期對已超過保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作由财會部門和檔案部門的領導同志負責，成立鑒定小組，由熟悉業務的會計人員具體實施。檔案人員協助指導，鑒定工作結束後，應提出鑒定報告，對于确無保存價值的會計檔案，要編造銷毀清冊，上報核準後才能銷毀。銷毀會計檔案時，應由檔案部門和會計部門共同派員監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，并報告本單位領導同意後方可進行。 毀後，在銷毀清冊上注明銷毀的日期并簽名蓋章，以示負責。
2、會計檔案的保管期限應按财政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》規定的保管期限保管，對一些重要憑汪應永久保存。
編研工作
1、基礎數據彙編。這是一種綜合性編研材料，就是利用會計檔案各方面數據信息，将本單位建立以來的與本單位經濟管理、經營活動較密切的全部數據按若幹項目彙集成冊，以供黨政領導全面、系統地掌握本單位各方面情況，為綜合地分析經營活動，為領導制定正确的決策，提供真實可靠的依據。
作用
會計檔案是會計活動的産物，是記錄和反映經濟活動的重要史料和證據，其重要作用表現在以下方面：
⑴會計檔案室總結經驗、揭露責任事故、打擊經濟領域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據。
⑵利用會計檔案提供的過去經濟活動的史料，有助于各單位進行經濟前景的預測進行經營決策，編制财務，成本計劃。
⑶ 利用會計檔案資料，可以為解決經濟糾紛，處理遺留的經濟事務提供依據。
此外，會計檔案在經濟學的研究活動中，發揮着重要史料價值的作用。
各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和涉密。
2、重要數據彙集。在地區經濟工作中，各方面數據非常多，可從中摘錄出考核區、鎮優劣的八大經濟指标，編制成表，以便領導綜合地了解和掌握地區經濟發展規律。
3、階段性資金活動分析表。這是一種階段性的編研材料。它給領導從某一階段經營情況來研究本單位經濟發展概況，或與某一階段經濟活動規律進行對比，以總結一個區、鎮經濟發展或經營的經驗教訓。
4、曆年經濟效益曲線圖。這是一種比較單純且非常明了的編研材料。可以直接從曲線圖上看出全區(鎮)經濟效益發展的變化規律，哪些年發展得快，哪些年發展得慢．一目了然。
曆史記錄
會計核算過程中直接形成的曆史記錄。包括：會計憑證(原始憑證與記帳憑證)會計帳簿(總帳、日記帳和各種明細帳)：會計報表(旬報、月報、季報、年報)。會計檔案可為宏觀經濟管理和監督提供可靠信息，為微觀經濟管理提供原始數據，為保護國家财産同一切違法亂紀和鋪張浪費作鬥争提供有力工具,為研究編寫經濟、财政史提供真實史料。财務會計部門和經辦人應該按期将應當歸檔的會計檔案全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封袋，個别需要拆封重新整理的，應當會同原财務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。不需要拆封重新整理的，隻在原封面上加蓋表明檔号的戳記。各種會計檔案的保管期限，分為永久保管和定期保管二類，從會計年度終了後的第一天算起。會計檔案保管期滿需要銷毀時,由本單位檔案部門提出銷毀意見,會同财務會計部門共同鑒定，經過嚴格審查批準即可銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證應單獨抽出,另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
