信息管理:人對信息資源和信息活動的管理-中文百科頻道

定義

信息管理（Information Management,IM信管）是人類綜合采用技術的、經濟的、政策的、法律的和人文的方法和手段以便對信息流(包括非正規信息流和正規信息流)進行控制，以提高信息利用效率、最大限度地實現信息效用價值為目的的一種活動。

信息是事物的存在狀态和運動屬性的表現形式。“事物”泛指人類社會、思維活動和自然界一切可能的對象。“存在方式”指事物的内部結構和外部聯系。“運動”泛指一切意義上的變化，包括機械的、物理的、化學的、生物的、思維的和社會的運動。“運動狀态”是指事物在時間和空間上變化所展示的特征、态勢和規律。

信息一般經由兩種方式從信息産生者向信息利用者傳遞。一種是由信息産生者直接流向信息利用者，稱為非正規信息流；另一種是信息在信息系統的控制下流向信息利用者，稱為正規信息流。

所謂信息管理，是指對人類社會信息活動的各種相關因素(主要是人，信息，技術和機構）進行科學的計劃，組織，控制和協調，以實現信息資源的合理開發與有效利用的過程。它既包括微觀上對信息内容的管理——信息的組織，檢索，加工，服務等，又包括宏觀上對信息機構和信息系統的管理。

通過制定完善的信息管理制度，采用現代化的信息技術，保證信息系統有效運轉的工作過程。既有靜态管理，又有動态管理，但更重要的是動态管理。它不僅僅要保證信息資料的完整狀态，而且還要保證信息系統在“信息輸入一信息輸出”的循環中正常運行。

信息管理是人類為了收集，處理和利用信息而進行的社會活動。它是科學技術的發展，社會環境的變遷，人類思想的進步所造成的必然結果和必然趨勢。

定義理解

計算機、全球通信和英特網等信息技術的飛速發展及廣泛應用，使科技、經濟、文化和社會正在經曆一場深刻的變化。20世紀90年代以來，人類已經進入到以“信息化”、“網絡化”和“全球化”為主要特征的經濟發展的新時期，信息已成為支撐社會經濟發展的繼物質和能量之後的重要資源，它正在改變着社會資源的配置方式，改變着人們的價值觀念及工作與生活方式。了解信息、信息科學、信息技術和信息社會，把握信息資源和信息管理，對于當代管理者來說，就像把握企業财務管理、人力資源管理和物流管理等一樣重要。

信息管理的對象是信息資源和信息活動；信息科學是研究信息運動規律和應用方法的科學；信息技術是關于信息的産生、發送、傳輸、接收、變換、識别和控制等應用技術的總稱，架起了信息科學和生産實踐應用之間的橋梁；信息管理學是以信息資源及信息活動為研究對象，研究各種信息管理活動的基本規律和方法的科學。

對于上述定義，我們要注意從以下幾個方面去理解：

信息管理的對象

(1)信息資源

它是信息生産者、信息、信息技術的有機體。信息管理的根本目的是控制信息流向，實現信息的效用與價值。但是，信息并不都是資源，要使其成為資源并實現其效用和價值，就必須借助“人”的智力和信息技術等手段。因此，“人”是控制信息資源、協調信息活動的主體，是主體要素，而信息的收集、存儲、傳遞、處理和利用等信息活動過程都離不開信息技術的支持。沒有信息技術的強有力作用，要實現有效的信息管理是不可能的。由于信息活動本質上是為了生産、傳遞和利用信息資源，信息資源是信息活動的對象與結果之一。信息生産者、信息、信息技術三個要素形成一個有機整體——信息資源，是構成任何一個信息系統的基本要素，是信息管理的研究對象之一。

(2)信息活動

它是指人類社會圍繞信息資源的形成、傳遞和利用而開展的管理活動與服務活動。信息資源的形成階段以信息的産生、記錄、收集、傳遞、存儲、處理等活動為特征，目的是形成可以利用的信息資源。信息資源的開發利用階段以信息資源的傳遞、檢索、分析、選擇、吸收、評價、利用等活動為特征，目的是實現信息資源的價值，達到信息管理的目的。單純地對信息資源進行管理而忽略與信息資源緊密聯系的信息活動，信息管理的研究對象是不全面的。

信管是一種管理

管理活動的基本職能“計劃、組織、領導、控制”仍然是信息管理活動的基本職能，隻不過信息管理的基本職能更有針對性。

信息管理是一種社會規模的活動

它反映了信息管理活動的普遍性和社會性。它是涉及廣泛的社會個體、群體、國家參與的普遍性的信息獲取、控制和利用活動。

信息産品管理（微觀）：信息采集、整序、分析，信息産品的流通

信息系統管理（中觀）：設計、實施與評價，安全管理，信息資源配置等

信息産業管理（宏觀）：産業結構和測試，信息服務業的機制與管理模式，産業政策和信息立法，社會信息化

——嶽劍波.信息管理基礎.清華大學出版社，1999

基本過程

信息對于我們每個人來說，并不陌生。在實際生活中，每個人每時每刻都在不斷地接收信息，加工信息和利用信息，都在與信息打交道。

現代管理者在管理方式上的一個重要特征就是：他們很少同“具體的事情”打交道，而更多地是同“事情的信息”打交道。管理系統規模越大，結構越是複雜，對信息的渴求就越加強烈。實際上，任何一個組織要形成統一的意志，統一的步調，各要素之間必須能夠準确快速地相互傳遞信息。管理者對組織的有效控制，都必須依靠來自組織内外的各種信息。信息，如同人才、原料和能源一樣，被視為組織生存發展的重要資源，成了管理活動賴以展開的前提，一切管理活動都離不開信息，一切有效的管理都離不開信息的管理。

信息管理是指在整個管理過程中，人們收集、加工和輸入、輸出的信息的總稱。信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。

信息收集就是對原始信息的獲取。

信息傳輸是信息在時間和空間上的轉移，因為信息隻有及時準确地送到需要者的手中才能發揮作用。

信息加工包括信息形式的變換和信息内容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過程中，通過變換載體，使信息準确地傳輸給接收者。

信息的内容處理是指對原始信息進行加工整理，深入揭示信息的内容。經過信息内容的處理，輸入的信息才能變成所需要的信息，才能被适時有效地利用，信息管理在烽火獵頭這樣的獵頭公司也一樣很重要。信息送到使用者手中，有的并非使用完後就無用了，有的還需留做事後的參考和保留，這就是信息儲存。通過信息的儲存可以從中揭示出規律性的東西，也可以重複使用。

随着科學技術特别是信息工程、計算機技術等高科技技術的飛速發展和普及，當今世界已進入到了信息時代。企業和組織要求信息處理的數量越來越大，速度越來超快。為了讓管理者及時掌握準确、可靠的信息，以及執行之後構成真實的反饋，必須建立一個功能齊全和高效率的信息管理系統。信息管理系統采用以電子計算機為主的技術設備，通過自動化通信網絡，與各種信息終端相連接，利用完善的通信網，溝通各方面的聯系，以保證迅速、準确、及時地收集情況和下達命令。

特征

管理特征

信息管理是管理的一種，因此它具有管理的一般性特征。例如：管理的基本職能是計劃、組織、領導、控制，管理的對象是組織活動，管理的目的是為了實現組織的目标，等等，這些在信息管理中同樣具備。但是，信息管理作為一個專門的管理類型，又有自己獨有的特征：

1、管理的對象是信息資源和信息活動；

2、信息管理貫穿于整個管理過程之中，有其自身的管理，同時支持其他管理活動。

時代特征

1、信息量迅速增長

随着經濟全球化，世界各國和地區之間的政治、經濟、文化交往日益頻繁；組織與組織之間的聯系越來越廣泛；組織内部各部門之間的聯系越來越多，以至信息大量産生。同時，信息組織與存儲技術迅速發展，使得信息儲存積累可靠便捷。

2、信息處理和傳播速度更快

由于信息技術的飛速發展，使得信息處理和傳播的速度越來越快。

3、信息的處理方法日益複雜

随着管理工作對信息需求的提高，信息的處理方法也就越來越複雜。早期的信息加工，多為一種經驗性加工或簡單的計算。加工處理方法不僅需要一般的數學方法，還要運用數理統計、運籌學和人工智能等方法。

4、信息管理所涉及的研究領域不斷擴大

從科學角度看，信息管理涉及管理學、社會科學、行為科學、經濟學、心理學、計算機科學等；從技術上看，信息管理涉及計算機技術、通信技術、辦公自動化化技術、測試技術、縮微技術等。

分類

1、按管理層次分類：宏觀信息管理、中觀信息管理、微觀信息管理；

2、按管理内容分類：信息生産管理、信息組織管理、信息系統管理、信息産業管理、信息市場管理等；

3、按應用範圍分類：工業企業信息管理、商業企業信息管理、政府信息管理、公共事業信息管理等；

4、按管理手段分類：手工信息管理、信息技術管理、信息資源管理等；

5、按信息内容分類：經濟信息管理、科技信息管理、教育信息管理、軍事信息管理等。

信管要求

及時

所謂及時就是信息管理系統要靈敏、迅速地發現和提供管理活動所需要的信息。這裡包括兩個方面：一方面，要及時地發現和收集信息。現代社會的信息紛繁複雜，瞬息萬變，有些信息稍縱即逝，無法追憶。因此信息的管理必須最迅速、最敏捷地反映出工作的進程和動态，并适時地記錄下已發生的情況和問題。另一方面要及時傳遞信息。信息隻有傳輸到需要者手中才能發揮作用，并且具有強烈的時效性。因此，要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供給有關部門和人員，使其成為決策、指揮和控制的依據。

準确

信息不僅要求及時，而且必須準确。隻有準确的信息，才能使決策者做出正确的判斷。失真以至錯誤的信息，不但不能對管理工作起到指導作用，相反還會導緻管理工作的失誤。

為保證信息準确，首先要求原始信息可靠。隻有可靠的原始信息才能加工出準确的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的時候必須堅持實事求是的态度，克服主觀随意性，對原始材料認真加以核實，使其能夠準确反映實際情況。其次是保持信息的統一性和唯一性。一個管理系統的各個環節，既相互聯系又相互制約，反映這些環節活動的信息有着嚴密的相關性。所以，系統中許多信息能夠在不同的管理活動中共同享用，這就要求系統内的信息應具有統一性和唯一性。因此，在加工整理信息時，要注意信息的統一，也要做到計量單位相同，以免在信息使用時造成混亂現象。

管理制度

簡介

沒有完善的管理制度，任何先進的方法和手段都不能充分發揮作用。為了保障信息管理系統的有效運轉，我們必須建立一整套信息管理制度，作為信息工作的章程和準則，使信息管理規範化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個方面：

建立原始信息收集制度

一切與組織活動有關的信息，都應準确毫無遺漏地收集。為此，要建立相應的制度，安排專人或設立專門的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數據的人，要給予必要的處罰。

規定信息渠道

在信息管理中，要明确規定上下級之間縱向的信息通道，同時也要明确規定同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明确各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務，在組織内部進行合理地分工，避免重複采集和收集信息。

提高信息的利用率

信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個百分率越高，說明信息工作的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費，還使有用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強信息處理機構和提高信息工作人員的業務水平，健全信息管理體系，通過專門的訓練，使信息工作人員具有識别信息的能力。同時，必須重視用科學的定量分析方法，從大量數據中找出規律，提高科學管理水平，使信息充分發揮作用。

建立信息反饋系統

信息反饋是指及時發現計劃和決策執行中的偏差，并且對組織進行有效地控制和調節，如果對執行中出現的偏差反應遲鈍，在造成較大失誤之後才發現，這樣就會給工作帶來損失。因此，組織必須把管理中的追蹤檢查、監督和反饋擺在重要地位，嚴格規定監督反饋制度，定期對各種數據、信息作深入地分析，通過多種渠道，建立快速而靈敏的信息反饋系統。

基本模式

模式簡介

信息管理的四種模式：從獨裁走向民主

根據對衆多公司的信息應用和開發曆史的研究，會發現主要存在四種典型的信息管理模式：

（1）信息獨裁隻有極少數人有權獲得信息；

（2）信息無政府狀态人人都可以構建自己的信息系統，處于混亂狀态；

（3）信息民主信息流可以自由流動，但處于可控狀态；

（4）信息大使超出了單個機構的範圍，信息更加民主化，在企業邊界建立了信息“大使館”。

信息獨裁

信息獨裁是指信息特權集中在少數人手裡。盡管少數高級經理人能夠得到一些有用的信息，但常常需要通過昂貴的信息系統——經理信息系統EIS，才能獲取。這種EIS系統非常複雜，難以程序化，而且使用不方便。更嚴重和深層的問題還在于：由于所有決策是由少數人做出，諸多員工的智慧未被利用。

此外，還有一種比較微妙的信息獨裁模式，即企業管理人員和其他業務經理們并沒有什麼EIS系統，但企業培養和訓練了一批高手，在他們的電腦裡安裝了專門的報告、分析和統計軟件。這種被稱為“信息中心”的概念把信息的利用擴大到更多的業務人員，但是，不知不覺中，這些技術精英們變成了另一種形式的信息獨裁者。

在這兩種信息獨裁模式中，中下層員工都被剝奪了信息享有權，這樣就産生了兩種人：信息特權階層和信息隔離階層。信息隔離階層可能被施加更多的壓力，要求作出更好的工作業績，但是在不賦予他們信息知情權的情況下難度很大。于是他們可能會發動信息叛亂，要求建立自己的數據管理系統。這就是造成數據過載的基礎。

信息無政府狀态

信息無政府狀态源于個人或部門把所需的信息均納入自己的掌握之中。其結果是各自為政的數據“領地”或“地下”數據庫的迅速産生。由于這些“地下”數據庫建立在互不兼容的軟硬件平台和應用的基礎，根本無法連通，這種無政府狀态下固有的混亂等缺點對内部溝通和企業赢利造成了嚴重的破壞。

和曆史上許多短命的無政府狀态事件相似，信息無政府狀态往往隻是一個短暫的狂歡過程。建立自己的地下數據庫的部門對解決方案也隻能有瞬間的滿意，因為一旦高層管理人員收到來自不同部門數據不一緻的報告，就會盤問數據的真實性。這樣這些來路不明的地下數據庫早晚會被統一。

信息民主

許多公司逐漸明白：讓企業内的所有員工共享信息可以使信息極大增值。他們也明白，為了使企業行為更加敏捷和高效，不能把大多數員工拒于信息之門的外面，而讓他們一味盲目工作。

咀嚼數字、各自為政、分散的信息分析模式将逐漸讓位于信息民主。後者通過向員工提高準确的信息，下放決策權而賦予企業更快更敏捷的行動能力。根據調查顯示，民主化和授權的程度越大，信息的價值也就越大。而越傾向于打破機構界限，信息的價值也就越大。德魯克也認為“決策應該在組織的最下層作出，并盡可能接近這一決策的執行人。”

信息大使

信息民主并不需要局限在企業的防火牆裡。通過因特網，信息民主可以通過企業外網延伸到客戶、供應商和合作夥伴。含有商務智能的企業外網應該是一個安全的網站，企業外的用戶、可以獲取和分析信息。由于它們代表公司和外界交流的前沿陣地，所以稱之為信息大使。有遠見的企業利用電子商務建立信息大使，目的是為企業外部用戶提供獲取、分析和共享相關信息的手段。利用這種信息大使，客戶、供應商和合作夥伴也會使自己的業務更加智能化。企業外網主要在以下三個應用領域形成：供應鍊型外網、用戶關系型外網以及信息中介型外網。

這種信息大使将是未來開展因特網業務的公司區别于其他公司的主要所在。這些能夠利用增值信息提升其産品和服務的公司将能夠向客戶提供更有價值的建議，并最終赢得客戶忠誠度。