定義介紹
到東晉末葉,公元403年底，桓玄代晉自立，下令公文全部用紙書寫。他在诏令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”從此紙質檔案大量産生。
從4世紀到17世紀末，中國造紙術先後傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國家、歐洲各國、美洲大陸，乃至全世界，促進了世界檔案事業的發展。
紙張的使用引起檔案數量急劇增長，以羅馬教皇形成的檔案為例:使用紙張以前,在1243～1254年的11年間，每年平均形成730件；使用紙張以後，在1294～1303年9年間，每年平均形成5萬件，增加近70倍。
紙質檔案優點較多，便于管理和利用。當代聲像檔案和機讀檔案已有顯著增長，但紙質檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占主要地位。
檔案的保護
由于曆史的原因，當前主要的檔案文獻資料都是采用紙質材料為載體進行保存，特别是一些機密性較高的機關文件，大多采用紙質文件存檔，這樣就為保存紙質文獻檔案提出了較高的要求。
重視紙質文獻的保存和修複工作是檔案工作人員必須要注意和認真對待的重要問題。
中國造紙技術源遠流長，紙質保存方面也留下了豐富經驗，防老化，防潮、防蟲、防洇方面都有各種技術流傳下來。
古代為了讓紙張能保存較長時間，在造紙時候，會采用石灰和石棉等含堿性較強的天然材料，在日後的保存中，空氣中多含酸性，能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。
對于特别珍貴的紙質文物書畫，古人采用黃蘗染紙、含有鉛丹的塗料防蟲，用杉木梧桐木制成木盒防潮防氧化，因而很多紙張得以流傳千年二不易褪色。
現代人在保存檔案文獻時往往不會考慮對紙質文獻如何保存的問題，以至于經常造成許多無法彌補的損失，因而對紙質檔案的保存問題，必須引起檔案文獻管理工作者的重視。
南方大部分地區受大陸季風和海洋季風雙重氣候影響顯著，氣候濕潤，空氣酸度較大，紙質檔案文獻的保存問題更顯得重要。
作為紙質檔案文獻，首先需要考慮的就是紙質材料的老化問題。有效保護紙質檔案文獻，首先需要了解紙質老化的原因，然後才能有針對性的檔案文獻進行保護。
當前而言，對紙質檔案的保護主要有三種方式，一是直接修複，二是制作副本，三是電子化存檔。無論采用哪種保存方式，都無法保持檔案的原始狀态，具有一定的非檔案化風險。
檔案的修複
檔案文件在保存和利用過程中，由于内因和外因的綜合作用和影響，久而久之，便會導緻髒污、破裂、紙質腐朽及字迹褪色等種種損傷。因而便有了檔案文件的修複問題。
文件的修複方法很多，大體有兩個方面，一是修複文件載體。如加膜、修裱、去污、增塑等二是恢複載體所記錄的信息。例如顯示褪色字迹的照相法，以及錄音、錄像檔案的修複方法等。
對各種不同的修複方法，檔案工作者應特别注意優化選擇。否則，就可能事與願違，“修複”後，不僅沒有恢複檔案原貌，反而破壞了檔案。
優缺點體現
傳統紙質檔案其優勢重點體現在以下六個方面：第一，原始性。傳統檔案可以非常清楚的看到它的内容，并親手對其進行觸摸，是作為一個具體實物呈現出來，屬于最原始的文件記錄。
第二，文物性。紙質檔案可以作為一種曆史的真實見證，很多傳統的紙質檔案其不但擁有一定的收藏價值，而且對其開展研究、考證、鑒賞等工作都有着巨大的參考價值。
第三，包容性。傳統的紙質檔案不但包含有紙質資料，還會有照片、勳章、商标等很多領域範圍的參考内容存在。因此，在對基建檔案進行歸檔的時候，可将設計施工圖紙、竣工資料等文檔全都歸納到檔案管理的範圍之内。
第四，不可複制性。紙質檔案主要由紙張、字迹材料以及字迹三個部分相互結合而成，整體結構形式上，将資料檔案責任管理人的親自簽名進行了保留，使資料的可信度得到了提升，同時還内容不會輕易被篡改。
例如，基建項目相關負責人親筆批示和簽發的文件等等；第五，耐久性。整理檔案的時候，将所有工程資料按照檔案制定的管理程序進行相應的操作。
同時，對可能導緻紙質檔案損壞的因素全面排除之後，傳統的紙質檔案将會被保留上百年或是更長的時間。
第六，保密性。随着紙質檔案相關管理法律法規的不斷完善，其相關制度與經驗逐漸豐富起來，同時，伴随着先進科技技術的有效應用，監控、報警設施的應用，都能夠對檔案的安全保存帶來便利，尤其是在保存基建相關技術文件上優勢顯著。
但與此同時，正是由于科學技術的飛速發展壯大，使我國傳統的紙質檔案其缺點被逐漸暴露出來，重點是在對基建圖紙進行管理的過程中存在諸多問題。
比如，通過傳統的紙質檔案的保存方式反複對施工的圖紙進行保存整理，就會導緻在保管的過程中造成圖紙發生損壞；傳統紙質的檔案沒有辦法對其實現資源共享。
對圖紙進行重複管理，很容易導緻所保存的資料出現不一緻；在基建工程項目施工過程中，一旦圖紙的管理不到位就會導緻圖紙無法實現及時、準确、完整的歸檔。
對設計圖紙的藍圖與底圖全部進行整理保存，導緻人力、物力與财力之間造成極大浪費，并導緻所占的庫存空間增大等。這些缺點問題的出現，都會使圖紙檔案無法得到科學有效的管理與利用。
