主要作用
一般具有：
⑴文字处理功能，包括文件的编辑、修改、存储、打印等；
⑵图形处理功能；
⑶声音处理功能；
⑷日常事务处理功能，如会议安排、邮件管理等；
⑸局部网络功能，即把一个机关的各部门联成网络，共享资源、沟通信息等
正文
应用微型计算机和内装微处理器的各种电子办公机器组成办公室人机系统。办公室自动化是区别于生产车间工艺过程自动化而提出的。应用计算机代替人工来处理办公室一些事务性工作的措施。
办公室自动化设想是1975年在美国首先提出的，在1978年以后流行于日本等国。微型计算机的出现,促进了办公室自动化的发展。它能提高管理人员工作效率。有人认为办公室人机系统,不是建立在反馈原理之上的,所以不宜称作自动化，只能称为机械化。也有人认为办公室自动化,实际上是把计算机技术应用于办公室工作,称它为计算机辅助办公更为适宜。
1964年美国IBM公司研制成用磁带存储数据的打字机，第一次在办公室中引入文书处理的概念，1969年又研制出磁卡打印机，用以进行文字处理。70年代微电子技术的发展，特别是70年代末个人计算机的出现，使办公室自动化进入了以微型计算机、文字处理机和局部网络为特征的新阶段。
办公室里的大部分信息(85％以上)是用文字记录或传递的。因此，文字处理系统是办公室自动化中最重要的设备。它由微型计算机配以文字处理软件组成，用键盘送入文字，在显示器的荧光屏上进行增删、修改、换行、调字以及文字放大、缩小、变体等工作。编好的文件可打印，可存储，也可通过通信线路传送。一个完备的文字处理系统还能改正错字。办公室自动化的另一个重要内容是数字处理，多数由通用微型计算机完成。
电子邮件正在各类办公室逐步获得应用。它是一种用电子技术传送声音、图像、数字、文字或其他混合型信息的技术。它包括简单的电话机、传真机到复杂的计算机网。最重要的是微型计算机局部网络，它将一个机构中的各台微型计算机和输入输出设备，用通信线路通过接口联成一体，实现互相通信和资源共享。大部分局部网络均可传递数字或文字型的电子邮件。
此外，发展高密度存储技术也是办公室自动化的重要内容。将各种文件、资料、档案等信息存储在尽可能小的空间内，由计算机进行高速检索。以高密度、大容量磁盘存储器为基础的数据库是计算机信息检索系统应用最广的技术。可用作信息存储的介质还有磁带、缩微胶卷等。
远程通信会议也是办公室自动化常用的技术。位于不同地点的人可通过长途电话或计算机网举行会议。远程通信会议包括交换行政和技术情报的行政会议、记者招待会、远程疾病诊断或会诊、远程教学等。一些大企业和管理部门均设有以通用计算机为主的计算中心和管理信息系统，进行定型的大量信息处理工作。而非大量的和非定型的信息处理，以及数学模型的摸索试验，则利用办公室自动化系统分散处理，这有利于调动管理人员的积极性和创造性。
计算机网络技术的发展，将会促进家庭办公方式。手提式高性能微型计算机的不断完善，将使一部分人可在旅途中办公。高密度存储技术的发展能减少办公用纸。办公室自动化的发展对人们的办公方式可能会产生重要的影响。
历史变迁
应用微型计算机和内装微处理器的各种电子办公机器组成办公室人机系统。办公室自动化是区别于生产车间工艺过程自动化而提出的。
办公室自动化设想是1975年在美国首先提出的，在1978年以后流行于日本等国。微型计算机的出现，促进了办公室自动化的发展。它能提高管理人员工作效率。有人认为办公室人机系统，不是建立在反馈原理之上的，所以不宜称作自动化，只能称为机械化。也有人认为办公室自动化，实际上是把计算机技术应用于办公室工作，称它为计算机辅助办公更为适宜。
1964年美国IBM公司研制成用磁带存储数据的打字机，第一次在办公室中引入文书处理的概念，1969年又研制出磁卡打印机，用以进行文字处理。70年代微电子技术的发展，特别是70年代末个人计算机的出现，使办公室自动化进入了以微型计算机、文字处理机和局部网络为特征的新阶段。
详细介绍
办公室里的大部分信息（85%以上）是用文字记录或传递的。因此，文字处理系统是办公室自动化中最重要的设备。它由微型计算机配以文字处理软件组成，用键盘送入文字，在显示器的荧光屏上进行增删、修改、换行、调字以及文字放大、缩小、变体等工作。编好的文件可打印，可存储，也可通过通信线路传送。一个完备的文字处理系统还能改正错字。办公室自动化的另一个重要内容是数字处理，多数由通用微型计算机完成。
电子邮件正在各类办公室逐步获得应用。它是一种用电子技术传送声音、图像、数字、文字或其他混合型信息的技术。它包括简单的电话机、传真机到复杂的计算机网。最重要的是微型计算机局部网络，它将一个机构中的各台微型计算机和输入输出设备，用通信线路通过接口联成一体，实现互相通信和资源共享。大部分局部网络均可传递数字或文字型的电子邮件。
此外，发展高密度存储技术也是办公室自动化的重要内容。将各种文件、资料、档案等信息存储在尽可能小的空间内，由计算机进行高速检索。以高密度、大容量磁盘存储器为基础的数据库是计算机信息检索系统应用最广的技术。可用作信息存储的介质还有磁带、缩微胶卷等。
远程通信会议也是办公室自动化常用的技术。位于不同地点的人可通过长途电话或计算机网举行会议。远程通信会议包括交换行政和技术情报的行政会议、记者招待会、远程疾病诊断或会诊、远程教学等。一些大企业和管理部门均设有以通用计算机为主的计算中心和管理信息系统，进行定型的大量信息处理工作。而非大量的和非定型的信息处理，以及数学模型的摸索试验，则利用办公室自动化系统分散处理，这有利于调动管理人员的积极性和创造性。
计算机网络技术的发展，将会促进家庭办公方式。手提式高性能微型计算机的不断完善，将使一部分人可在旅途中办公。高密度存储技术的发展能减少办公用纸。办公室自动化的发展对人们的办公方式可能会产生重要的影响。
应用介绍
字处理
字处理是办公室自动化的基础。因此，后面专门论述字处理这个应用方面。字处理指的是利用计算机来输入正文；把正文存储在磁存储介质上；在准备输出的过程中操纵正文；以及打印输出正文。正文处理包括像把姓名和地址文件同相应的格式信件归并在一起这样的任务，无论怎么样的更复杂的数据操纵都将归入数据处理这个应用方面。
数据处理
某些数据处理（DP）应用已与办公室自动化结合在一起。最普通的系统包括事务调度、日程安排、人事安排、设施管理、以及旅行安排等。
数据录入
数据录入业务通常更多的包含在数据处理或信息系统的内部，但是由于它是一种传统的办公业务，所以数据录入多少总与办公室自动化联系在一起。
电子邮件
在电子邮件应用方面，通过计算机就能把文电发送给公司内部的人；在某些情况下，能发送给公司外面的人。
传真
传真设备能够把影像（硬拷贝资料）经由电话线路传递给另一个办公室。这些传真设备能够独立于字处理或数据处理计算机而工作。
声音处理
声音处理包括举行电信会议和声音信息转换。举行电信会议的声音和影像是电话网络支持传递的。除不能得到硬拷贝之外，声音信息转接（一种能存储并递送的"声音邮箱"系统）达到了像数据信息转接或电子邮件一样的目的。把发送人的声音数字化并存储在磁盘上供以后检索用。在指定的接收人请求时，就把这些数字化了的信息发送给指定的目的地。在这两个方面的应用中没有一个是要由字处理计算机或主计算机来支持的。
