会计凭证:登记会计账簿的书面证明-中文百科频道

应用

会计凭证传递

概念：会计凭证的传递，是指各种会计凭证从填制、取得到归档保管为止的全部过程，即在企业、事业和行政单位内部有关人员和部门之间传送、交接的过程。要规定各种凭证的填写、传递单位与凭证份数，规定会计凭证传递的程序、移交的时间和接受与保管的有关部门。

编号方法

记账凭证的编号方法有总字编号法、三类编号法、五类编号法和分数编号法。会计人员要根据不同的记账凭证采用相应的编号方法。1.总字编号法：即将所有的记账凭证不分业务内容顺序编号。适用于采用通用记账凭证格式，经济业务较少的单位。2.三类编号法：即按照收款业务、付款业务和转账业务分别顺序编号，如收字1号、付字1号、转字1号，适用于采用专用记账凭证的单位。3.五类编号法：即按照现金收款、现金付款、银行存款收款、银行存款付款业务分别顺序编号，如现收字第××号、银收字第××号、现付字第××号、银付字第××号、转字第××号。适用于采用专用记账凭证且收付款业务较多的单位。4.分数编号法：如果一笔经济业务需要填制一张以上的记账凭证时，记账凭证的编号采用分数连续编号，如“转字5 ”、“转字第5” “转字第5”，表示一笔转账业务需连续编三张记账凭证。

注意事项

在制定会计凭证的传递程序、规定其传递时间时，应注意一下两个方面的问题，以合理的组织会计凭证的传递。1.定传递路线，各单位应根据经济业务的特点，结合内部机构和人员分工情况以及满足经营管理和会计核算的需要，规定会计凭证的传递程序，并据此规定会计凭证的份数，使经办业务的部门和人员能够及时的办理各种凭证手续，既符合内部牵制原则，又能加速业务处理过程，提高工作效率。2.定传递时间，各单位要根据有关部门和人员办理经济业务的情况，恰当地规定凭证在各环节的停留时间和交接时间。总之，会计凭证的传递既要能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时又要尽量节约传递时间，减少传递的工作量。

会计凭证保管

概念：会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。要求：会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。根据财政部制定的规定：原始凭证不得外借，如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准可以复制。原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。每年装订成册的会计凭证，在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年，期满后应当移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。

会计凭证装订

会计凭证装订前的准备，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。会计凭证经过上述的加工整理之后，就可以装订了。

会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。操作步骤：1、将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。2、在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。3、用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。4、在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。5、将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。6、向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。7、待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。

要求

填制

书写要清楚、规范1、不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范。金额书写要求。大小金额数字要按规定的要求填写。具体的说阿拉伯数字要逐个填写，不得连写；金额前面要冠以人民币符号，中间不得留空位；元以后要写到角分，无角分的要以0补位；凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。2、编号要连续。（重要）如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废戳记”，妥善保管，不得撕毁。3、不得涂改、刮擦、挖补。（更正，重要）原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。4、墨水只能使用蓝、黑墨水填写，一式几联的发票和收据，必须使用双面复写纸套写，套写时可以使用圆珠笔填写。5、原始凭证不得涂改、挖补。