作用
有些 文件格式被设计用于存储特殊的 数据，例如： 图像文件中的 JPEG文件格式仅用于存储 静态的图像，而 GIF既可以存储静态图像，也可以存储简单动画； Quicktime格式则可以存储多种不同的媒体类型。文本类的文件有： text文件一般仅存储简单没有格式的 ASCII或 Unicode的文本； HTML文件则可以存储带有格式的文本； PDF格式则可以存储内容丰富的，图文并茂的文本。
同一个 文件格式，用不同的 程序处理可能产生截然不同的 结果。例如Word 文件，用 Microsoft Word观看的时候，可以看到文本的内容，而以无格式方式在 音乐播放 软件中播放，产生的则是噪声。一种 文件格式对某些 软件会产生有意义的 结果，对另一些 软件来看，就像是毫无用途的 数字垃圾。
类型
从程序的角度来看，文件是数据流，文件系统为每一种 文件格式规定了访问的方法。例如：元数据。不同的 操作系统都习惯性的采用各自的方式解决这个问题，每种方式都有各自的优缺点。
当然，现代的 操作系统和 应用程序，一般都需要这里所讲述的方法处理不同的文件。
规范
许多 文件格式都有 公开的、不同程度 规范或者 建议的 格式。这些规范或者 建议描述了数据如何 编码，如何排列。有时也规定了是否需要特定的电脑程序读取或处理。有两种情况下， 文件格式没有公开。第一种情况是：开发者将 文件格式视作商业秘密不愿公开；第二种情况是：开发者不愿或花去很少的时间用于 规范文档。
需要注意的是，使用不公开的 文件格式可能会带来额外的成本。要了解这类 文件格式或者需要通过对获得的文件进行 逆向工程，或者通过向开发者付费来获得文件的格式。第二种方式中往往还需要与开发者签订不扩散协议。不论怎样两种方式都是费时，费钱的。
扩展名
用 扩展名识别 文件格式的方式最先在数字设备公司的 CP/M操作系统被采用。而后又被DOS和Windows 操作系统采用。 扩展名是指文件名中，最后一个点（.）号后的字母序列。例如，HTML文件通过.htm或. html 扩展名识别；GIF 图形文件用. gif扩展名识别。在早期的 FAT文件系统中， 扩展名限制只能是三个字符，因此尽管绝大多数的 操作系统已不再有此限制，许多 文件格式至今仍然采用三个字符作扩展名。因为没有一个正式的 扩展名命名标准，所以，有些 文件格式可能会采用相同的扩展名，出现这样的情况就会使 操作系统错误地识别文件格式，同时也给用户造成困惑。
扩展名方式的一个特点是，更改 文件扩展名会导致系统误判 文件格式。例如，将文件名. html 简单改名为文件名.txt会使系统误将HTML文件识别为 纯文本格式。尽管一些熟练的用户可以利用这个特点，但普通用户很容易在改名时发生错误，而使得文件变得无法使用。因此，现代的有些 操作系统管理程序，例如Windows Explorer加入了限制向用户显示 文件扩展名的功能。
特征签名
一种广泛应用在 UNIX及其派生的 操作系统上的方法是将一个特殊的数字存放在文件的特定位置里。最初这个数字一般是文件开始处的2个 字节。一般是将任何可以独一无二 字符序列都可以作为特征签名。例如GIF 图形件是将文件开始处的六个字节作为特征签名的，它可以是 GIF87a或者GIF89a。但也有些文件很难通过这种方式识别，比如 HTML文件。
采用这种方式可以更好的防止对 文件格式发生误判，并且特征签名可以给出关于 文件格式的更 详细的信息。这种方式的缺点是 效率较低。特别是显示大量的文件时，由于每种特征签名具有不同的识别方式，将消耗系统大量的资源对 文件格式进行判断。 扩展名和后面将提到的 元数据方式由于采用固定格式数据，可进行快速匹配。 应用程序往往利用特征签名来判断文件是否完整和有效。
元数据
最后一种方式将 文件格式信息存放到 磁盘特定的位置。
采用这种方式， 元数据与文件本身分开存放。此法的缺点是可移植性差。因为不同的文件系统之间元数据可能需要转换。
类型码
苹果计算机的文件系统为每个文件的目录入口都存储了创建者和类型码。这些代码称作OSType。例如一个苹果计算机创建的文件的创建者会是AAPL而类型也是APPL。RISC 操作系统采用类似的系统，用一个12比特位的数字索引描述表。例如：十六进制的FF5代表PoScript， 文件类型就是PostScript文件。
“四字符代码 ”相同的概念在使用微软的Windows操作系统。这个想法后来被重用在 QuickTime和 DirectShow中以确定压缩数据类型。
幻数
幻数（ 外语： magic number），它可以用来标记文件或者协议的格式，很多文件都有幻数标志来表明该文件的格式。
例如zip文档的开头标记一般为 PK（包、 外语全称： P K），这是一种源于 磁盘操作系统时代的格式。
文件属性
HPFS, NTFS, FAT12, FAT16, 及FAT32文件系统可以保存额外的文件属性信息。它是由名字和与名字对应的值组成。例如扩展属性“.type”用于判断文件的类型，可能是值包括“Plain Text”或“HTML document”。一个文件可以有多种属性。
扩充类型
多用途网际 邮件扩充（外国语缩写： MIME）广泛地用于许多Internet有关的应用，并且正在被广泛地采用到其他的应用中。最初在 RFC 1341中说明。 MIME用一个类型/自类型表示文件的类型。例如： text/ html代表文件是 HTML文件，image/ gif表示 GIF文件。MIME最初是用于表示 电子邮件的附件的类型。
