作用
1．能快速找到自己收藏的文档来解决问题，速度要能快到“不打断思路”。
2．知识型工作者唯一的资本就是“知识”，系统化的管理“个人知识”，达到提高个人竞争力的目的。
3．收集和消化工作、生活等所需的知识，能清晰的反映自己的知识结构，根据情况进行结构调整或内容更新。
习惯
1．养成的意义：个人知识管理更重要的是习惯的养成，而不是工具的使用，工具最好是体现了优秀人才的良好习惯的固化。
2.难度：短期可能看不到效果，有时不知如何归类，重要简单枯燥的操作而认为无意义等等要克服的心理和意志。
3、做法：认识到，要养成PKM的习惯开始是有一定适应过程，因为要制作知识分类体系，并按一定规则存放和归类；有时会不知如何分类而烦恼，一时看不到效果而放弃。所以，这个过程要不断的告诉自己，坚持一段时间就能收效，持续按自己制定的规则进行资料收集、加工、处理、消化等，并不断PDCA，就能实现“知识的5S”：标识、定位等，从而令自己的知识结构一目了然，很容易找到需要用的。
文件管理
应该说，文件管理就是一种个人知识管理，用Window资源管理器完全可以将PKM做得很好，但使用专业的PKM软件能省时省心，更容易养成良好的个人知识管理习惯等。
从另一个角度说，个人可随时调阅的未内化的知识的主要载体是文件，而企业则更多的是结构化的数据；书也是载体，但对个人而言其“管理的意义”不大，对图书馆量大的情况下才是必要的；即个人主要的知识来源是Office文档、网页和PDF文档等。
